keskiviikko 16. joulukuuta 2015

KDK-hankkeen aikajana

2008: KDK Käynnistyy
2009: Määrittelyvaihe
2010: Määrittelyvaihe
2011: Elkalla valmius siirtää aineistoa Finnaan
2012: Elkalla valmius siirtää aineistoa Finnaan
2013: Elkalla valmius siirtää aineistoa Finnaan
2014: Elkalla valmius siirtää aineistoa Finnaan
2015: Elkalla valmius siirtää aineistoa Finnaan
2016: Elkalla valmius siirtää aineistoa Finnaan
2017: Elkalla valmius siirtää aineistoa Finnaan
2018: AHAA valmistuu. Ehkä viimeinen Elkan aineistot Finnaan

Yläpuolella on lyhyt tiivistelmä siitä, miltä KDK:n asiakasliittymätaival on näyttänyt täältä Mikkelistä käsin. Valmius aineiston siirtämiseen on ollut vuodesta 2011 lähtien. Finna-toimiston vakiovastaus kuitenkin on, että teidän täytyy odottaa AHAA-palvelua, ja toimia sitten sen määritysten mukaisesti.

Pysymme kuitenkin positiivisina: ehkä jo tällä vuosikymmenellä tapahtuu.

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

perjantai 2. lokakuuta 2015

Hajatuksia Liikearkistopäiviltä


Ohessa muutamia hajanaisia ajatuksia eilen päättyneiltä Suomen 15. Liikearkistopäiviltä:

  • Piristävää, että esityksistä vain yksi käsitteli massiivista tietojärjestelmähanketta. Yhteen aikaan näitä ”määrittelimme kolme vuotta ja rakensimme neljä vuotta” –esityksiä oli arkistoalan seminaarit pullollaan.


  • Yksityisarkistolainsäädännön rahoitusta koskeva uudistus ei nauti kentällä kovin suurta luottamusta. Eniten pelätään Kansallisarkiston ”pukki kaalimaan vartijana” –roolin kasvamista. Keksitäänkö Rauhankadulla paljon ”yksityisarkistoja hyödyttäviä hankkeita”, jotka pohjautuvat Arkistolaitoksen omiin tarpeisiin.

  • YKSA-arkistojärjestelmää kehuttiin paljon niin maksetuissa kuin maksamattomissakin puheenvuoroissa. Ihmettelen kovasti, että miksei Finna-konsortio ole yhtään kiinnostunut järjestelmästä, joka on kaikista laajimmin käytössä arkistosektorilla. Onko lähtökohtaisesti kyse resurssi- vai asenneongelmasta?

  • Valitettavasti Liikearkistopäiville osallistuu entistä vähemmän yritysten arkistonhoitajia ja asiakirjahallinnon ihmisiä. Suurin osa osallistujista ja puhujista on nykyisin julkishallinnosta, oppilaitoksista tai muista julkisrahoitteisista organisaatioista. Onneksi mukana oli sentään Ahlströmin, Nokian ja Disecin esitykset.

Tarkempia kuvauksia päivien annista on tulossa seuraavassa Failissa.

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 26. elokuuta 2015

Luotettava kumppani


"Sähköinen pitkäaikaissäilytys on suunniteltu tapa toimia."
                                       - IT-asiantuntija J.S. vuonna 2011
"Sähköisessä pitkäaikaissäilytyksessä tärkeintä on palveluntarjoajan luotettavuus."
                                      - vanha suomalainen kansanviisaus
 
Aloittelin nykyisessä hommassani syksyllä 2009. Silloin oli arkistosektorilla kunnon tekemisen meininki käynnissä. Odoteltiin KDK2011 –hankkeen valmistumista ja sen myötä lopullista ratkaisua lähes kaikkiin ongelmiin. Yksityisillä keskusarkistoilla oli käynnissä isot digitointihankkeet, mutta nou hätä, kahden vuoden päästä valmistuva KDK-PAS ratkaisi säilytysongelmat. Joillakin ei ollut omia arkistotietojärjestelmiä, mutta nou hätä, kaikkihan menee kuitenkin KDK:n asiakasliittymään.
Kauhealla kiireellä pyrimme yhtenäistämään metatietoja. Itsekin olin tuoreeltaan mukana ainakin kolmessa eri työryhmässä, joissa pohdittiin metatietojen yhdenmukaistamista. Osa oli arkistosektorin sisäisiä, osa taas sektoreiden välisiä.

Haikeana muistelen sitä tekemisen meininkiä ja optimismia. Nyt – kuusi vuotta myöhemmin – ei ole meillä PAS:ia, eikä kaikilla vielä niitä omia arkistojärjestelmiäkään. KDK:n asiakasliittymä sentään on, mutta sinnekin on aineistojaan saaneet vain harvat ja valitut. Ja eipä tuo kuulemma edes tue kerroksellista kuvailua. Metatietojen yhtenäistämisellä oli kiire, vaikka hukkaan taisi valua sekin työ. Tässä väliajalla arkistosektorin kuvailu päätettiin laittaa uusiksi, mutta sekin on vielä kesken. Odotellaan kuulemma sitä, että kansainvälisellä kentällä tapahtuu jotakin.

Paljon on julkishallinnossa seireenejä, jotka laulavat: "tule meidän kelkkaan, tule meidän kanssa tekemään yhteistyötä. Meidän kanssa elämä on ihanaa." Sivulauseessa seireeni jatkaa vielä: "…tällä asiallahan on vaikutusta myös valtionavun jakamiseen." Yhteistyö on ihanaa, ja sillä tavalla säästetään kuulemma miljoonia euroja vuosittain. Väistämättä näiden viivästymis- ja perumisuutisten keskellä tulee mieleen kuitenkin sellainen ajatus, että onko suomalainen julkishallinto luotettava kumppani?

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

tiistai 9. kesäkuuta 2015

Kehittyykö kehittäminen?


Kehittäminen on olennainen osa ammatillista osaamistamme. Sen merkitys korostuu entistä enemmän, kun toimintaympäristössämme tapahtuu muutoksia, joihin olisi reagoitava.  2000-luvulta lähtien alallamme on ollut erilaisia julkisrahoitteisia kehittämishankkeita, joissa on pyritty saamaan ratkaisuja etenkin sähköiseen tiedonhallintaan. Tuloksia on syntynyt, toki hutejakin ja ylioptimistista hypetystä, mutta ne kuuluvat kehittämiseen.  
Tarkoitukseni ei ole osoitella sormella ketään, ei itseäkään. En epäile hetkeäkään, etteikö kaikilla kehittämistoiminnassa mukana olevilla olisi vilpitön halu kehittää toimintaa ja etsiä uusia ratkaisumalleja.
Mutta voitaisiinko tätä julkisella rahoituksella tapahtuvaa alamme kehittämistä kehittää? Tilanne on se, että toiset hankkeet junnaavat paikallaan vuosia, toisaalta samanaikaisesti samoja asioita kehitetään useamman organisaation toimesta. Lisäksi ainakaan omalla kohdallani erilaisista hankkeista, joihin voisi mennä mukaan, ei ole pulaa. On pakko priorisoida, paljonko paukkuja mihinkin voi laittaa.
Mielestäni julkisrahoitteisessa kehittämistoiminnassa voitaisiin uudistaa hankkeiden organisointia, yhdistää erilaisia rahoituslähteitä ja muuttaa niiden käyttöehtoja sekä laittaa enemmän resursseja hankkeiden tulosten saamiseksi konkreettiseksi toiminnaksi. Pieni ryhmä on tehokkaampi kuin suuri. Vastuuta on annettava entistä enemmän todellisille tekijöille ja heidän näkemyksiinsä on luotettava. Erilaiset projektirahoituksen lähteet, joita käytetään asiakirjahallinnan kehittämiseen, tulisi yhdistää. Samanaikaisesti rahoituksen käyttöehtona tulisi olla selkeästi konkreettisen toiminnan aikaansaaminen loppuraporttien sijaan. Hankesuunnitelmissa usein esitetään tavoitteita, joiden toimivuus tai ylipäätänsä tarve, ei ole tiedossa. Hankkeisiin tulisikin palkata substanssin hallitsevien ja teknisten osaajien lisäksi myös markkinoinnin ja liiketoiminnan ammattilaisia. Siis tuotekehitysryhmä, jonka työn tuloksena syntyy palvelukonsepti.
 
Jarmo Luoma-aho
arkistonjohtaja

torstai 7. toukokuuta 2015

Voitaisiinko VAPA järjestää toisin?


Viime marraskuussa ilmestyneessä Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuskertomuksessa annetaan aika lohduton kuva VAPA-palvelun tilasta. Raportissa todetaan mm. että ”tiukkojen sääntöjen ja ehtojen mukainen sähköinen arkistointi on arkistonmuodostajan näkökulmasta melko vaativaa.” Ja että arkistonmuodostaja ei saa palvelusta täyttä hyötyä sen takia, koska "määräajan järjestettävien tiedostojen säilytys on järjestettävä itse" ja tiedonhaun järjestämistä varten "itsellä on säilytettävä joko aineiston kopiot tai osa asiakirjojen metatiedoista".

Keskusteluissa paljon esillä ollut aihe on myös se, että asiankäsittelyjärjestelmissä olevat asiat/dokumentit ovat vain pieni osa – eivätkä välttämättä edes se tärkein osa – organisaatioiden tiedonhallintaa. Organisaatioiden toiminnan pyörittämisen - ja sen dokumentoinnin - kannalta hyvinkin keskeisiä aineistoja, kuten vaikkapa teknisiä dokumentteja, audiovisuaalisia aineistoja, sähköpostiviestejä, pääjohtajan twiittejä, jne. jää nykyisten määritysten ja arkistointiketjujen ulkopuolelle. Organisaatioissa  toivotaan – tai ehkä parempi sana olisi vaaditaan – että sähköinen arkistointi kattaisi nämäkin aineistot. Ja luonnollisestikin myös sitä, että samaan sähköiseen arkistoon voitaisiin tallentaa myös määräajan säilytettävä aineisto.

Joko aika olisi vihdoin kypsä paradigman muutokselle Suomessa? Todettaisiin yhdessä, että prosessilähtöinen malli ei toimi. Siis ajatus siitä, että on ennakkoon mahdollista laatia tarkka ja kattava kuva organisaatioiden toiminnoista, kuvata ne prosessikaavioina, tehdä ja ylläpitää ajantasainen eAMS, käsitellä kaikki asiat asiankäsittelyjärjestelmässä ja lopuksi siirtää aineistot asiankäsittelyjärjestelmästä arkistoon. Ajatus on kyllä kieltämättä hyvin kaunis, ja toimiessaan se olisi… no, toimiva. Tuon mallin haasteena on kuitenkin kattavuus ja muutosnopeus. Työelämässä muutosvauhti on niin nopeaa, että systeemin ajan tasalla pitäminen vaatisi hyvin merkittävän osan koko organisaation työpanoksesta. Täytyy muistaa, että isoissa organisaatioissa on satoja tietojärjestelmiä, joista iso osa tuottaa pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettäviä aineistoja.

Palatakseni otsikon aiheeseen, niin on mielestäni päivänselvä asia, että sähköisen arkistopalvelun tulee olla joustavampi. Sen tulee voida ottaa vastaan lähes minkälaista aineistoa tahansa. Siihen on voitava myös tallentaa määräajan säilytettävää aineistoa. Sääntöjä ja ehtoja ei saa kiristää, vaan niitä tulee höllentää. Kaikkea ei voi miettiä ja määritellä etukäteen. Toisinaan on vain todettava, että meillä on tässä aineisto X, jolle täytyy tehdä vaiheet Y ja Z, jotta se voidaan siirtää arkistoon. Täytyy kehittää työvälineitä, joilla isoja massoja voidaan nopeasti seuloa, ryhmitellä, rikastaa ja tallentaa arkistoon. Totta kai tiedonohjaussuunnitelmia (tai millä nimellä niitä haluaakin kutsua) tarvitaan, mutta niistä täytyy tehdä kattavampia ja vähemmän yksityiskohtaisia. Tiedonhallintaihmisten täytyy aktiivisesti seurata, että mitä uusia tietojärjestelmiä oma organisaatio ottaa käyttöön, millaisia tietoaineistoja niissä syntyy, ja miten tietoa saisi talteen. Tyyliin ”nyt meidän viestintäosasto avasi Pinterest –tilin. Mikä on siellä julkaistavan tiedon säilytystarve ja mahdollinen arkistointitapa?”
Aika näyttää miten käy. Muuttuuko paradigma, ja jos muuttuu, niin milloinka.

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

torstai 9. huhtikuuta 2015

Homelinjasto

Sota-arkistoprojektille on tullut vastaan hyvin iso, noin hyllykilometrin kokoinen, määrä homeisia asiakirjoja. Osa niistä kunnostetaan Helsingissä Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteessä, mutta valtaosa Sota-arkistoprojektin tiloissa täällä Elkassa. Homeisten aineistojen käsittelyä varten on tehty toinen tuotantolinja, jonka YIT:n miehet kävivät tänään aamupäivällä nikkaroimassa.

Kuvissa näkyvä, muovilla eristetty, alue on alipaineistettu ja siellä oleva ilma puhalletaan suoraan ulos. Alueella työskenteleville arkistonjärjestäjille tulee lisäksi suojavaatteet sekä raitisilmamaskit. "Kupla" alkaa olemaan jo valmis, joten seuraavaksi sinne asennetaan työpisteet ja sen jälkeen linjasto on tuotantokäyttövalmis ja siellä voidaan aloittaa homeisten aineistojen kevytkunnostaminen ja luettelointi.

Sota-arkistoprojekti on kahdeksantoista hyllykilometrin laajuudellaan jo muutenkin ainutkertainen arkistoalan hanke Suomessa, ja varmasti näin ison homeisen aineistomäärän käsittely on myös jonkin sortin Suomen ennätys.

 

Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

torstai 26. maaliskuuta 2015

Sisällönkuvailusta


Pekka Henttonen peräänkuulutti Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä –blogissa jokunen aika sitten arkistoaineiston sisällönkuvailun tarvetta. Se olisi hänen mukaansa ainut keino saada arkistoaineisto yhdenmukaisemmaksi kirjasto- ja museoaineistojen kanssa, sillä ”tehtäväpohjaisuus on yhteiskäyttöisyyden umpikuja”. Olen tästä asiasta täysin samaa mieltä. Samalla olen huolestunut siitä, että tilanne ei tule seuraavien 15-20 vuoden aikana paranemaan, koska parhaillaan työstettävässä arkistokuvailun uudistuksessa tätä asiaa ei ole otettu riittävästi huomioon. Kuvailu-uudistus lähtee edelleen siitä oletuksesta, että arkistokuvailun tarkoitus on aineiston todistusvoimaisuuden säilyttäminen, ei löydettävyyden ja käytettävyyden edistäminen.
Uusi kuvailutapa korostaa kontekstuaalista kuvailua, jossa kuvaillaan niitä ”olosuhteita”, joissa asiakirjat tuotetaan, hallitaan ja käytetään. Kuvailu pohjautuu käsitemalliin, jossa on kuvattu hallintohimmeli mandaatteineen, toimintoluokituksineen ja toimijoineen. Itse arkistoaineisto on vain pieni laatikko oikeassa alakulmassa, joka pullahtaa ulos tästä arkistokuvailun fiksusta vekottimesta.
Minun mielestäni sisällönkuvailu ja kontekstuaalinen kuvailu ovat saman asian eri puolia – kuten kolikon kääntöpuolet. Sisällönkuvailussa nostetaan esiin niitä entiteettejä, jotka luovat aineistolle kontekstia. Toimijat, paikat, tapahtumat ja ajanjaksot ovat juuri niitä asioita, joita a) voidaan hyvin kuvailla linkitetyillä entiteeteillä ja b) luovat asiakirjoille niiden tuottamiseen, hallintaan ja käyttämiseen liittyvää kontekstuaalista tietoa. Ja tähän meillä on olemassa erinomaisia apuvälineitä jo nyt. Esimerkiksi kansalliset YSO ja SAPO –ontologiapalvelut. Pekka Henttonen mainitsi blogissaan, että olisi tärkeää saada käyttäjät ”tägittämään” lukemiaan sisältöjä. YSO ja SAPO olisivat erinomaisia apuvälineitä tässä tägittämisessä ja samalla aineiston sisällönkuvailu edistyisi.
Meidän Capture-projektissa luomamme käsitemalli lähtee juuri tästä ajatuksesta. Siinä keskiöön on nostettu aineisto, koska aineistoahan me kuvailemme emmekä maailmankaikkeutta. Aineistosta esiin nostetut sisällöt (toimijat, tapahtumat, paikat ja toiminnot) kuvataan linkityksillä kontekstientiteetteihin.

 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

tiistai 17. helmikuuta 2015

Avointa ja suljettua dataa


Avoimen datan ideana on löytää tiedolle uusia käyttötapoja ja synnyttää liiketoimintaa avatun datan ympärille.  Julkisen datan avaamisen vertailussa käytetyn Open Data Index -mittarin mukaan Iso-Britannia, Tanska ja Suomi olivat kolme kärkimaata julkisen tiedon avaamisessa vuonna 2014.
Suomessa julkishallinnon datan avaamista on helpottanut asiakirjojen julkisuusperiaate. Mutta julkisuuslaki ei koske yksityistä sektoria. Siitä huolimatta on myös hyvä muistuttaa, että ainakin julkisin varoin ylläpidetyissä päätearkistoissa yksityiset aineistot ovat joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta olleet aina avoimena erilaisiin käyttötarkoituksiin.  
Elkan kokemusten perusteella yritykset antavat ”historiallisia” tietojaan käytettäviksi sen ihmeemmin avoimuutta rajoittamatta. Liiketoiminnan kannalta tärkeä tieto jää kuitenkin suljetuksi hyvin ymmärrettävistä syistä. Kilpailijoille ei haluta antaa tietoa, joka koituisi yrityksen vahingoksi. Mutta olisiko yrityksissä mitään sellaista dataa, jolla ei olisi merkitystä omassa toiminnassa mutta josta joku toinen yritys voisi olla kiinnostunut? Mieleeni tulee esim. tuotekehitys, jonka ”sivutuotteena” on voinut syntyä tietämystä ja dataa jostain varsinaisen kehitystoiminnan ulkopuolella olevasta asiasta.  

Datan avaamiselle on myös lainsäädännöllisiä esteitä. Mm. tekijänoikeudet ja yksityisyyden suojaamiseksi tarkoitetut säädökset pitkine suoja-aikoineen ovat tehokkaasti estäneet vanhankin, käyttäjiä kiinnostavan aineiston avaamisen julkiseksi.  Toivottavasti jossain vaiheessa saadaan tällaista sääntelyä höllennyttyä.
Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja

torstai 15. tammikuuta 2015

Tilastollisia totuuksia

Nyt on taas se aika vuodesta, kun tehdään into piukeana tilastoja, raportteja ja toimintakertomuksia. Laitoin muutamia asiakaspalvelun viime vuoden asiakaskontaktimääriä pylväsdiagrammin muotoon, ja siitä paljastuu hyvin, että mihin suuntaan arkistoaineiston käyttäminen on kehittymässä. Oikeassa reunassa on meidän Facebook, ja märkä läntti vasemmassa reunassa on tutkijasalikäynnit. Siinä välissä on vierailut tietokannoissa ja nettisivuilla.



Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö