maanantai 28. huhtikuuta 2014

Toimintakulttuureiden eroista


Elkan työsuojelupäällikön ominaisuudessa kävin tänään aamupäivällä kuuntelemassa Työturvallisuuskeskuksen järjestämän seminaarin, joka käsitteli erityisesti kuormitustekijöiden hallintaa. Silmäilin huvikseni läpi osanottajalistan, ja kyllähän suhde julkisen ja yksityisen sektorin työntekijöiden välillä oli 90 – 10 ensiksi mainitun hyväksi. Lopun case-tapauksissa tuli tämä vastaava toimintakulttuurien ero jälleen esillä. Julkisella sektorilla työsuojelua ja työturvallisuutta ohjataan työryhmiä perustamalla, seminaareja pitämällä ja ottamalla työsuojelu osaksi muuta ”normaalia” byrokratiaa. Yksityisellä sektorilla taas on selkeät arvot ja tavoitteet, kuten safety first ja nolla työtapaturmaa vuodessa. Mittareina käytetään kansainvälisiä laatustandardeja, ja työturvallisuudesta vastaavat tietyt – tehtävää täysipäiväisesti hoitavat – toimihenkilöt. Julkisella sektorilla vastuu pyritään hajauttamaan viemällä päätöksenteko palavereihin, kun taas yksityisellä sektorilla on keskitetympi tulosvastuu ja helpommin mitattavissa olevat tavoitteet.

No, työsuojelulliset asiat - vaikka tietysti tärkeitä ovatkin - eivät ole tämän kirjoituksen ykkösasia, vaan toimintakulttuurinäkökulma yksityisen ja julkisen sektorin välillä. Täällä Elkassa työskennellessä ne erot nimittäin huomaa joka päivä. Erot koskevat niin asiakirjahallintoa kuin organisaatioiden muutakin toimintaa. Välillä joudumme olemaan, jos ei nyt ihan puun ja kuoren välissä, niin ainakin eri suunnista tulevien toiveiden yhteensulattajana tai adapterina. Esimerkiksi rahoittajallamme on monesti hyvin tarkat mielipiteet siitä, kuinka asiat tulisi hoitaa, mutta yksityisen sektorin suuntaan ne voivat näyttää järjettömiltä. Asiakirjahallinnon saralla julkisella sektorilla pyritään tarkkoihin määrityksiin ja tiukkaan valvontaan. Yksityisellä sektorilla esimerkiksi ISO-standardeilla on aivan keskeinen merkitys. Julkisella sektorilla hypetetään kokonaisarkkitehtuureita, yksityisellä taas Big Dataa.

 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

 

perjantai 11. huhtikuuta 2014

Voivatko arkistot menettää merkityksensä historiantutkimuksen lähteinä?


Olin eilen Mikkelin maakunta-arkiston 80-vuotisjuhlaseminaarissa kuuntelemassa mielenkiintoisia – ja tavallisista arkistoalan seminaareista hieman poikkeavia – esityksiä. Loppukeskustelusta jäi erityisesti mieleen, kun kehittämisjohtaja Päivi Happonen sanoi kansalaiskeskusteluun ja sosiaaliseen mediaan viitaten, että sitäkin tulisi tallentaa täydentämään viranomaisaineistojen luomaa kuvaa. Sinänsä jo hienoa, että arkistokentällä ylipäätänsä tunnustetaan esim. tämä sosiaalisen median arvo, mutta kuitenkin ilmaisu ”täydentämään viranomaisarkistoja” kuulostaa hieman vaisulta. Riippuu tietysti hyvin pitkälti siitä, että miten kukin ymmärtää vaikkapa käsitteen ”yhteiskunta”. Ja mikä on valtion rooli ja merkitys suomalaisessa tai eurooppalaisessa yhteiskunnassa.

Jos otetaan esimerkiksi vaikkapa ns. Arabikevät, niin antavatko Kairossa, Tripolissa ja Tunisissa sijaitsevat arkistot tapahtumista miten tarkan kuvan? Kansannousun eturintama kulki kuitenkin Twitterissä, Youtubessa, Facebookissa sekä monenlaisilla Internet-sivustoilla. Samanlainen informaatiosodankäynti on parhaillaan menossa Ukrainan tilanteen ympärillä. Propagandaa suolletaan ennennäkemättömällä tahdilla joka tuutista ja Suomessakin kohistaan Finnbayn kaltaisten sivustojen toiminnasta. Minkälaisen kuvan Suomen ja suomalaisten reagoinnista Ukrainan tapahtumiin saisi tutkija 50 vuoden kuluttua käyttämällä ainoastaan viranomaislähteitä? Hänellä olisi käytettävissään ehkäpä ulko- ja turvallisuuspoliittisen valiokunnan pöytäkirjoja sekä jotain ulkoministeriön kirjeenvaihtoa. Tulisiko niistä esille keskustelun koko kirjo, vai sisältäisivätkö viranomaisasiakirjat vain täysin ympäripyöreitä, kieli keskellä suuta laadittuja, latteuksia? Itse veikkaisin jälkimmäistä vaihtoehtoa.

Eljas Orrman kiinnitti kommentissaan huomiota myös siihen, että mitä lyhemmät ovat turvallisuusluokiteltujen asiakirjojen salassapitoajat, niin sitä vähemmän paperille uskalletaan mitään kirjoittaa. Toisin sanoen asiat hoidetaan sitten mieluummin suullisesti. Tässä onkin hyvä aasinsilta Pekka Henttosenkin blogissaan käsittelemään tapaus Hautalaan, eli kuinka yhteiskunnallisesti hyvin merkittävää ministeriohjausta hoidetaan tekstiviesteillä. Taatusti ei löydy mitään merkintöjä ministeriön asiankäsittelyjärjestelmistä. Ja kun muutenkin tiedetään, että sähke –normit koskevat vain murto-osaa viranomaisten tietojärjestelmistä, niin herää kysymys, että saadaanko edes viranomaisaineistoa tehokkaasti talteen? Siis juuri sitä viranomaisaineistoa, jolle kansalaisyhteiskunnan keskustelu on vain täydentävässä roolissa.

No, voisivatko arkistot sitten oikeasti menettää asemansa historiantutkimuksen ykköslähteinä? Ajatus voi meidän aikalaistemme mielestä tuntua hassulta ja suorastaan absurdilta. Tehdäänhän esimerkiksi 1600-luvun arkielämän tutkimusta lähinnä tuomiokirjoista käsin. Ja sukututkimus nojaa hyvin pitkälle kirkonkirjojen ja henkikirjojen käyttämiseen. Fakta on kuitenkin se, että 1850-lukua edeltävältä ajalta ei yksinkertaisesti ole paljoa muuta tutkimusaineistoa tarjolla kuin viranomaisarkistolähteet. 2000-luvulla tilanne taas on aivan toinen. Arkistoaineistot – niin viranomais- kuin yksityisetkin – muodostavat naurettavan pienen osan datan kokonaismäärästä. Ja juuri siksi nyt olisi ensiarvoisen tärkeää, että se naurettavan pientä kokonaisosuutta edustava arkistoaineisto valittaisiin oikein perustein. Muuten vaihtoehtoisia skenaarioita on kaksi:

1) Jos arkisto-organisaatioiden säilyttämän materiaalin lisäksi jälkipolville säästyy muutakin aineistoa, niin viimeksi mainittu on tutkijan kannalta mielenkiintoisempaa ja hän käyttää tutkimuksessaan mieluummin sitä. Näin ollen arkistoaineisto marginalisoituu. Ajatelkaapa vaikka jos Twitter olisi ollut käytössä jatkosodan aikaan. Kuka jaksaisi lukea tylsiä, virallisia, sotapäiväkirjoja, jos tarjolla olisi myös sotilaiden twiittejä rintamalta. Vieläpä sen molemmin puolin.
@AdolfEhrnrooth Pirusti tapellaan vihulaista vastaan täällä Äyräpään sillaanpääasemassa, mutta pahalta näyttää! #jatkosota #Äyräpää #SuurhyökkäysKannaksella.

2) Jos arkisto-organisaatioiden säilyttämän materiaalin ulkopuolinen materiaali katoaa kokonaan, niin arkistoaineisto tulee antamaan hyvin vajavaisen ja yksipuolisen kuvan tapahtumista.

Tosin en pidä kakkosvaihtoehtoa ollenkaan todennäköisenä, koska maailmassa on kuitenkin niin paljon datan säilyttämiseen erikoistuneita tahoja Googlesta, Amazonista ja mormoneista alkaen. Siispä todennäköisempi vaihtoehto on se, että historiantutkimus tulisi enenevissä määrin irtautumaan arkistoaineiston hyödyntämisestä ja arkistot keskittyisivät vain tiettyjen todistusvoiman säilyttämisen kannalta tärkeiden dokumenttien arkistointiin.

Tarkoituksenani ei ole tässä nyt julistaa mitään arkistojen tuomionpäivän profetiaa, vaan ainoastaan nostaa esille tällaisen vaaran olemassaolo, jos asioita ei välillä nousta tarkastelemaan perinteisten roolien ja toimivaltareviirien yli. Ja tietysti 'yksityisarkistomiehenä' haluan tuoda esille yksityisen sektorin (yksityiset henkilöt, yhdistykset, yritykset) entistä suurempaa roolia yhteiskunnassa. Nimittäin Ukrainan kriisiin viitaten, varmasti tutkijan kannalta hyvin mielenkiintoista keskustelua käydään esimerkiksi Nokian renkaiden sekä muiden Venäjälle vahvasti panostaneiden yritysten hallituksissa sekä esimerkiksi Suomi-Venäjä-Seuran kokouksissa. Toivottavasti nämäkin keskustelut päätyisivät arkistoon.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö
 
PS. Ja onnittelut vielä Mikkelin maakunta-arkistolle 80-vuotisesta taipaleesta. Sieltä MMA:sta on moni lupaava arkistonhoitaja ponnistanut maailmalle! ;)

tiistai 1. huhtikuuta 2014

Tietomalleista


Kirjoitimme Mamkin Open Source Archive –projektin pääsuunnittelijan Mikko Lammen kanssa paperin toukokuussa Berliinissä järjestettävään Archiving 2014 konferenssiin. Otsikkomme kuului Flexible data model for linked objects in digital archives. Otsikon mukaisesti esittelimme Capture-hankkeessa kehiteltyä, ja nyt OSA-hankkeessa toteutettavaa tietomallia, joka pyrkii olemaan kevyt, nopea ja tehokas.

Malli erottuu perinteisestä arkistokuvailusta – jota nykyisin kutsutaan yksiulotteiseksi kuvailuksi – siinä, että tietyt metatietokokonaisuudet erotetaan itse aineiston kuvailusta omiksi kuvailtaviksi kokonaisuuksiksi (jolloin lopputulosta voi kutsua moniulotteiseksi tai kontekstuaaliseksi kuvailuksi). Nämä ovat toimija, tapahtuma, paikka ja toiminta. Näistä toimijan voi ymmärtää hieman laajennettuna käsitteenä perinteisestä arkistonmuodostajasta – mutta sisältäen myös käytön, omistuksen ja säilytyksen kontekstin. Tapahtuma ja paikka taas koskevat nimensä mukaisesti jotain erikseen kuvailtavaa tapahtumaa (esim. Helsingin olympialaiset) tai paikka (esim. Helsingin olympiastadion). Toiminta taas käsittää ylätasolla toimialan ja alemmalla tasolla taas toimintoluokituksen. Olemme OSAn betaversioon integroineet tilastokeskuksen TOL-luokituksen sekä Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuosituksessa käytetyn toimintoluokituksen.

Suurin hyöty tässä kontekstuaalisessa kuvailussa saavutetaan siinä, että 1) se mahdollistaa entistä paremmin ontologioiden ja luokitusjärjestelmien hyväksikäytön ja 2) se vähentää kuvailutyön määrää, kun tietyt asiat tarvitsee kuvailla vain kerran. Niinpä aineiston kuvailussa tarvitsee keskittyä vain asiakirjojen sisältöön, muut tiedot voidaan helposti linkitellä aineistoon valmiista ontologioista, luokittelujärjestelmistä tai auktoriteettitietokannoista. Nopeus ja tehokkuus saavutetaan nimenomaan tällä aineiston kuvailutyön helpottamisella. Keveys sen sijaan viittaa siihen, että kuvailtavien kokonaisuuksien (entiteettien) lukumäärä on pyritty pitämään mahdollisimman vähäisenä ja entiteettien väliset suhteet myöskin mahdollisimman vähäisinä.

Vastaavaanlaista työtä on tehty myös vuonna 2012 perustetussa kansallisen arkistokuvailun kehittämistyöryhmässä. Sen käsitemalli on kuitenkin jonkin verran monimutkaisempi, sisältäen mm. neljä entiteettiä enemmän (activity, recordkeeping function, subject ja mandate) ja entiteeteille on rakennettu enemmän keskinäisiä suhteita. Eron voi helpoiten havaita oheisten piirrosten avulla.
Kuva 1. Vasemmalla kansallisen ontologisen käsitemallin luonnos ja oikealla Capture-hankkeessa kehitetty malli.

Mutta toimiiko se teidän malli käytännössä? Kyllä toimii, sillä tietomallia on testattu nyt yhdeksän kuukauden ajan käytännössä. Ensiksi testialustana oli OSA-järjestelmän proto, sen jälkeen järjestelmän alfa-versio, ja nyt maaliskuun alusta lähtien käytössä on ollut beta-versio. Erityisen helpottavaa on ollut katkaista perinteinen arkistonmuodostajan ja arkiston välinen yhteys. Arkistonjärjestämisessähän työlästä on nimenomaan arpominen siitä, että mistä kokonaisuudesta tehdään oma arkisto ja mistä ei. Keskiverto arkistoluovutus – vaikka tulisikin yhdeltä taholta – sisältää yleensä 5 – 10 eri arkistoa, jotka ovat luovuttajan edeltäjiä tai tytäryhtiöitä. Kun toimijasta tulee ”vain” yksi metatieto muiden joukossa, niin mahdollistaa se aiempaa paljon joustavamman toimintatavan. Alla olevasta kuvasta näkee, että kuinka helposti aineistoon voidaan linkittämällä lisätä kontekstuaalista tietoa, joka auttaa erityisesti tiedonhaussa.
Kuva 2. Kuvankaappaus OSA-järjestelmästä. Alareunassa on neljä valikkoa (ympyröity punaisella), joista klikataan linkitettävät kontekstientiteetit.

Toiveenamme on, että OSA-järjestelmän käyttöönotto tulee puolittamaan arkiston järjestämiseen kuluvan ajan (tuntia per järjestetty hyllymetri). Ja samalla kuitenkin helpottamaan aineiston haettavuutta ja löydettävyyttä entistä paremman sisällönkuvauksen ja kontekstin avaamisen kautta. Sen lisäksi OSA-järjestelmä tulee toki mahdollistamaan digitoidun ja digitaalisesti syntyneen aineiston hallinnan.
Niin, ja lopuksi on vielä mainittava, että Elka löytyy nykyisin myös Twitteristä osoitteella @Elka_arkisto.
 
Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö