maanantai 28. toukokuuta 2012

Pitäisikö asiakirjahallinto pelastaa arkistonhoitajilta?


Henttosen Pekan blogissa käydään parhaillaan runsaasti keskustelua suomalaisesta asiakirjahallinnosta. Onko kyse records managementista vai ainoastaan väärin käännetystä record keepingistä. Ja miten paljon Suomessa asiakirjahallintoa kehitetään organisaation omien tarpeiden pohjalta ja miten paljon ulkoapäin tulevien vaatimusten määräämänä.

Herää kyllä väistämättä mieleen taas kysymys, että onko arkistonhoitaja edes oikea ihminen käsittelemään asiakirjahallintoa. Miten elinkaaren loppupään toimija kuvittelee ymmärtävänsä substanssiasiaa ja operatiivista toimintaa. Onko hautausurakoitsija automaattisesti hyvä personal trainer ja samalla vielä synnytysvalmentajakin? Entä neuvooko tieliikennemuseo Mobilian työntekijät konsulttimielessä autotehtaita siitä, kuinka autoja tulee valmistaa? ”Älkää laittako autoon liikaa muoviosia, ne eivät tule kestämään vuosikymmeniä”. Mobilia voisi perustella mandaattiaan sillä, että heillä on pitkällinen kokemus museoautojen säilyttämisestä.

Asiakirjahallinnossa organisaation oman substanssitoiminnan tukemisen tulisi olla ylivoimaisesti tärkein tehtävä. Tulee mieleeni lainata muotoiluseminaarissa esiintyneen Kero Uusitalon sanomaa siitä, että muotoilijan tehtävä on tuoda firmaan rahaa. Sama pätee kyllä asiakirjahallinnon ammattilaisiinkin. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valinta, ja niihin kerättävien metatietojen määrittely, ei pitäisi olla asiakirjahallinnon lähtökohtien Top3:ssa. Hyvin toimiva asiakirjahallinto kyllä osaa itse huolehtia metatiedoistaan, arvottaa aineistonsa ja huolehtia sen löydettävyydestä. Kun asiakirjahallinto on kunnossa, niin sen jälkeen arkistonhoitajan on helppo napata (capture) sieltä se pysyväisen tiedontarpeen kannalta olennaisin aineisto talteen.

Tarkoituksenani ei siis ole sahata oksaa meidän arkistonhoitajien jalkojen alta pois. Sillä päinvastoin, hyvin hoidettu - ja oikeista lähtökohdista toimiva - asiakirjahallinto on arkistoammattilaisen paras ystävä ja yhteistyökumppani.

Olli Alm

3 kommenttia:

Kalle A kirjoitti...

Olen seurannut suurella mielenkiinnolla tätä Pekan ja Elkan blogeissa käytyä record management/record keeping -keskustelua, josta on löytynyt hyviä vertailukohtia oman tähän astisen uran aikana kertyneisiin kokemuksiin. Itse koen olevani hieman enemmän record keeper kuin record manager, vaikka pyrinkin pitämään myös tämän jälkimmäisen ulottuvuuden mukana työssäni. Usein juuri jälkimmäistä roolia pohtii omassa työssään sitä kautta, mihin kaikkialle sitä yrittää/pitäisi nenänsä tunkea - organisaation kaikkien substanssiasioiden ja operatiivisen toiminnan ymmärtäminen ei tosiaan ole mahdollista tässä roolissa. Pitäisikö minun siis pysyä vain päätearkiston vartijana ja olla puuttumatta asiakirjahallinnon kehitykseen? Ehkei asia ole aivan näin yksinkertaista, sillä ainakin oma ajattelumaailmani oli uran alkuvaiheissa hyvin päätearkistopainotteinen, mutta yksityiselle sektorille siirtyessäni olen kuitenkin huomannut, ettei mainitulla ajattelutavalla pitkälle pötkitä. Yksityisellä sektorilla kun ei saa pisteitä siitä, että asiakirjat siirretään ennalta sovitulla tavalla johonkin lopulliseen päätearkistoon. Täällä pisteet tulevat siitä, kuinka hyvin hoidettu arkistointi ja asiakirjahallinto kykenevät tukemaan organisaation ydintoimintaa.

Anonyymi kirjoitti...

On luonnollisesti selvää, että nykyaikaiseen asiakirjahallintoon ei riitä pelkkä päätearkisto-osaaminen ja historiallinen näkökulma, mutta kavahdan siirtymistä tähän toiseen ääripäähän, jossa asiakirjahallinnosta, johon kuuluu kuitenkin koko asiakirjan elinkaari, vastaisivat henkilöt, joilla ei ole mitään tietämystä asiakirjojen historiallisesta merkityksestä. Asiakirjoja säilytetään pysyvästi satoja vuosia pohjimmiltaan kuitenkin siitä syystä, että niillä on historiallista arvoa.

Mitä asiakirjallista tietoa nykyajasta jää tuleville sukupolville, jos asiakirjahallinnosta vastaavat tulevaisuudessa ihmiset, joilla ei ole mitään kosketusta historiaan ja kulttuuriin?

Anonyymi kirjoitti...

Valitettavasti organisaatiossa on välillä "viisastelijoita", jotka eivät varmaan tarkoita mitään pahaa eivätkä tajua loukkaavansa asiakirjahallinnon ammattilaista toteamalla "mulla on vinkki miten arkiston saa häviämään nopeasti. Jos ei kukaan kaipaa papereita ne voi hävittää. En ole koskaan ymmärtänyt miksi jotain tukipyyntöä pitää tallettaa 3 vuotta, ihan turhaa." Tässä poloinen ammattilainen yrittää selittää kirjapitolainvaatimuksia, arkistonmuodostussuunnitelmaa ja arkistolaitoksen määräysvaltaa pysyvään aineistoon liittyen.