perjantai 20. tammikuuta 2012

Capturessa päästään kohta pilotoimaan

Elkan ja Mikkelin ammattikorkeakoulun yhteisen Capture-projektin ohjausryhmä kokoontui eilen torstaina neljättä kertaa. Tällä kertaa kokouksessa keskusteltiin mm. marraskuussa toteutetun asiakaskyselyn tuloksista ja suunnattiin kovasti katseita jo kohti pilotointivaihetta.

Pilotteja ollaan näillä näkymin toteuttamassa neljä kappaletta, yksi kutakin keskeistä käyttötapausta kohden. Käyttötapaukset ovat yksinkertaistetussa muodossaan seuraavat:

1.Verkkolevyn sisällön tallettaja haluaa luovuttaa verkkolevynsä sisällön järjestettäväksi, seulottavaksi ja pitkäaikaissäilytettäväksi. Aineiston haku Capture –järjestelmän käyttöliittymällä.

2.Asiakirjajärjestelmän käyttäjä haluaa siirtää rajapinnan kautta aineistoaan pitkäaikaissäilytettäväksi. Aineiston haku Capture –järjestelmän liittymän kautta tai rajapinnan kautta.

3.Capture-järjestelmän verkkokäyttäjä haluaa käyttää suoraan Capture –järjestelmää dokumenttien hallintaan sekä pitkäaikaissäilytykseen.

4.Analogisen aineiston tallentaja haluaa luovuttaa historiallisen paperiarkistonsa Elkaan siten, että voi verkon kautta katsella aineiston viitetietoja ja hallita käyttö- ja näyttörajoituksia

Pilotointikohteet ovat siis tiivistäen verkkolevy, rajapintasiirto, dokumenttienhallintaliittymä sekä analogisen aineiston luettelointi. Seuraavaksi haarukoimme sopivia pilotointiaineistoja sekä laadimme kullekin pilotille toteutussuunnitelman ja aikataulutuksen. Ainakin Yleisradio on jo lupautunut toimimaan pilottiorganisaationa, mutta sen lisäksi muitakin pilottiehdotuksia otetaan mielellään vastaan.

Pilotointien edistymisestä tiedotetaan tarkemmin mm. tässä blogissa sekä Elkan verkkosivuilla.

torstai 12. tammikuuta 2012

Byrokratian täyttämä tammikuu

Byrokratia. Se on varmaan monen keskijohtoon kuuluvan työntekijän tärkein työllistäjä näin alkuvuodesta. Tammikuun loppu on deadline lähes kaikille tilasto-, työsuorite- ja henkilötyövuosiraportoinnille, seurantalomakkeille, väliraporteille ja muille. Niiden lisäksi paahdetaan toimintakertomuksia ja valmistaudutaan tilinpäätöksen tekoon. Edellinen vuosi on tammikuussa vielä vahvasti läsnä. Minä toivoisin kovasti pääseväni siitä jo eroon, jotta voisin palata nykypäivään ja valmistautua tulevaan. Substanssiasiat kun tuntuvat hautautuvan kaiken byrokratian alle.

Kaiken tämän tilastoinnin ja raportoinnin hyvä puoli on se, että sen pohjalta voi muodostaa kokonaiskuvan edellisestä vuodesta. Minkälainen vuosi oli kyseessä, missä asioissa mentiin eteenpäin, missä taaksepäin. Tietoja koostaessa pystyy jo helposti tekemään päätelmiä syistä ja seurauksista. Tekisi mieli jo ottaa oppia menneestä ja tehdä asioita toisin. Mutta ei nyt ennätä. Byrokratia painaa päälle. Deadline on tammikuun lopussa. Ennättääkö sitä nyt blogiakaan kirjoittamaan. Tekemisen aika koittaa sitten helmikuussa. Silloin saa paahtaa taas täysillä eteenpäin aina toukokuun loppuun saakka. Sen jälkeen alkaa kesälomakausi, ja Suomi pysähtyy kolmeksi kuukaudeksi. Syksyllä painetaan sitten hommia hiki hatussa neljä kuukautta, ennen kuin vuoden vaihteen jälkeen rauhoitutaan taas byrokratian äärellä.

Näin se vuoden kiertokulku toimii täällä arkistossakin.