torstai 17. marraskuuta 2011

Vanha arkisto on sydämen asia

Elkan ei tarvitse kantaa huolta vanhojen asiakirjojen säilymisestä, jos yrityksessä on palkattuna asiakirjahallinnan ammattilainen.  Mutta valitettavasti arkistoammattilaisia on vain kourallinen yrityksissä. Kuka silloin huolehtii historiatietojen säilymisestä?

Yleensä yrityksissä arkisto kuuluu jonkun vastuulle tai siten joku on ottanut tehtäväkseen vanhan arkiston pelastamisen tuleville polville. Siirron taustalla voivat olla erilaiset rakennejärjestelyt, muutot mutta myös useasti vilpitön halu saada vanhat asiakirjat asianmukaisiin tiloihin ja tutkimuskäyttöön.

Henkilöt, joiden kanssa olemme olleet tekemisissä aineistojen luovutusten yhteydessä, edustavat työtehtäviltään varsin kirjavaa joukkoa.  Pienten yritysten tai järjestöjen kanssa saatamme keskustella toimitusjohtajankin kanssa mutta kun yrityskoko kasvaa, kasvaa myös tittelien määrä. Yhteyshenkilömme voivat toimia esimerkiksi lakiasioiden, talous- ja henkilöstöhallinnon, viestinnän, konttoripalveluiden ja kiinteistöjenhoidon esimies- tai suorittavan portaan tehtävissä.

Kaksi ammattitehtävää tuntuu toistuvan muita useammin, nimittäin viestintä ja kiinteistönhoito. Viestinnässä tarvitaan joskus vanhaakin aineistoa – ainakin merkkivuosien yhteydessä – joten arkistosta on tullut tuttu paikka hankkia tietoa. Kiinteistönhoidon tehtävissä toimivien henkilöiden aktiivisuus arkistoasioissa saattaa tuntua yllättävältä tiedolta mutta sille on varsin luonnollinen selityksensä – kiinteistönhoidosta vastaavat tuntevat tilat hyvin kellareista ullakoihin. Vanhoja arkistoja usein juuri säilytetään kellareissa tai ullakoilla, joissa on asiakirjojen säilyvyyttä uhkaavia riskitekijöitä. Tämä selittää kiinteistönhoitajien aktiivisuuden asiakirjojen saamiseksi asianmukaisiin tiloihin.

Myös historian tutkijoita on kiittäminen toimimisesta Elkan ”agentteina”. Ei ole mitenkään tavatonta, että yrityksen historian kirjoittamisen päättyessä, sen tekijä kantaa huolta lähdeaineistonsa säilymisestä ja suosittelee Elkaa säilytyspaikaksi.

Vuosien varrella on ollut ilo huomata, että yrityksissä on ollut henkilöitä, jotka ovat pitäneet tärkeänä saada yrityksen historia säilymään tuleville polville. Vanha arkisto on sydämen asia!

Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja 

maanantai 14. marraskuuta 2011

Oikean tiedon perässä

Luotettavan tiedon löytäminen tietoverkoista on asia, joka minua huolestuttaa. Maailma ympärillämme on muuttunut, eikä kaikki tunnu sitä huomaavaan. Jos kouluaikoinani halusin etsiä tietoa jostakin asiasta, niin otin kirjahyllystä tietosanakirjan, ja katsoin sieltä. Nykyisin tietosanakirjoja ei enää käytetä, koska niiden käytettävyys on huono. Niiden käyttöliittymä on vanhentunut, päivitettävyys olematon ja jakelu suorastaan hankala. Niinpä tietoa etsitään tietenkin netistä.

Internetissä on toki paljon luotettavaakin tietoa, mutta iso osa on täyttä spekulaatiota ja mutua. Varsinkin jos eksyy keskustelupalstoille. Pari viikkoa sitten yritin etsiä tietoa Volkswagenin TSI-moottoreista. Luotettavalta vaikuttavaa tietoa ei tuntunut löytyvän mistään. Hakutuloksissa oli vain valmistajan markkinointijorinaa sekä erinäisiä keskustelupalstoja, joissa ihmiset vuoroin kehuivat ja haukkuivat kyseisiä moottoreita. Mistään ei löytynyt aiheeseen objektiivisesti suhtautuvia julkaisuja.

Samanlainen tilanne on meillä muistiorganisaatioilla. Monista aiheista löytyy harrastelijoiden itsensä ylläpitämiä sivustoja. Monista aiheista keskustellaan netin lukuisilla keskustelupalstoilla. Mutta kirjastojen, arkistojen ja museoiden lähteitä ei hakutuloksissa vastaan tule. Tässä vaiheessa arkistojen edustaja yleensä sanoo, ”mutta meidän tarjoamamme tietopa on luotettavaa”. Heh, mitä merkitystä sillä on, jos se luotettava tieto hautautuu jonnekin tietokannan syövereihin.

Mikkelin AMK järjesti syksyllä mielenkiintoisen seminaarin Kulttuuriperintö ja saavutettavuus. Siellä professori Heikki Hanka totesi, että Flickr:issä on noin kaksi miljardia objektia ja Europeanassa 30 miljoonaa (en nyt muista ihan tarkkoja lukuarvoja, mutta noin suurin piirtein). Oletettavasti kyseisten järjestelmien käyttö noudattaa suurin piirtein samaa suhdetta. Toisin sanoen ihmiset käyttävät tiedon etsimisessä Googlea, YouTubea, Flickr:iä, ym. helppokäyttöisiä sovelluksia, ja se luotettava tieto hautautuu Europeanaan, KDK:oon ja organisaatioiden arkistotietokantoihin.

Sähköisessä maailmassa ihmisellä on myös erikokoisia ”sähköisiä sormenjälkiä”. Analogisessa maailmassa suurin osa meistä pystyy vaikuttaman ehkä muutamaan sataan läheiseen ja tuttuun ihmiseen. Tietoverkoissa yksittäin ihminen taas voi levittää ajatuksiaan jopa miljoonille. Viime viikkoina olen esimerkiksi taas hämmentyneenä lukenut, kuinka eräs yksityishenkilö mm. Hesarin ja Agricolan keskustelupalstoilla väittää kummia Elkasta. Me – ”Elinkeinoelämän keskusliiton palveluksessa olevat suojeluskuntalaisten perilliset” – hävitämme kuulemma arkaluontoisia asiakirjoja entisen Sota-arkiston aineistoista, ja peittelemme kesän 1944 massateloituksia. Tämän kaltaisia, sinänsä hyvällä suomenkielellä ja asiakielellä kirjoitettuja, kirjoituksia leviää yhä enemmän luotettavinakin pidetyillä sivustoilla, kuten mm. Agricolan keskustelupalstalla. Osaako esimerkiksi koulun historiantunnille esitelmää tekevä yläkoululainen suhtautua kriittisesti lukemaansa?

Kuinkahan moni teistä on katsonut järjettömän kreisikomedian nimeltään Idioluutio? Jotenkin sen tulevaisuusvisio ei tunnukaan enää niin mahdottomalta, ainakaan teoriassa. Entä mikä mahtaa olla tietoverkkojen ja luotettavan tiedon hukkumisen merkitys esimerkiksi rasismin lisääntymiseen Suomessa viime vuosina? Entäpä jos ihmiset yhä enemmän muodostavat omiakin mielipiteitään keskustelupalstoilta lukemansa perusteella.

Eikö loppujen lopuksi kuitenkin olisi parempi laittaa ne luotettavat tiedot sinne tietoverkkoon, eikä pantata niitä vain omissa tietojärjestelmissä? Uittaa siis omia aineistojaan valtavirran medioihin, eikä jemmata niitä järjestelmissä, joita ihmiset eivät kuitenkaan edes käytä. Ja onko oman – vaikkakin hienon ja kalliin – jakelukanavan rakentaminen aina järkevää, vai voisiko kokeilla käyttää jo olemassa olevia kanavia. Sellaisia joita ihmiset muutenkin käyttää. Me Elkassa ainakin yritämme kokeilla tätä. Arkistotietokanta on jo indeksoitu Googleen, joten nyt hakutuloksiin pitäisi tulla meidänkin aineistoja. Lisäksi olemme perustaneet oman kanavan YouTubeen, joskin sisällön lataaminen on vielä kesken. Varmaan jossakin vaiheessa pitäisi kokeilla sitä Flickrinkin käyttöä.

Uskoisin, että tulevaisuudessa arkisto on tietovarasto, joka jakaa aineistojaan erilaisia jakelukanavia pitkin moniin paikkoihin. Googlen, YouTuben ja Flickrin kaltaisiin massamedioihin, sähköisiin tutkimus- ja työskentely-ympäristöihin sekä muihin erinäisiin yhteiskäyttöliittymiin. Tai vaikkapa syötteenä ihan tavallisen ihmisen omaan iGoogleen tai vastaavaan. Luotettavan tiedon vieminen ihmisten luo on uskoakseni parempi vaihtoehto, kuin sen pimittäminen ”sisäpiirin järjestelmiin”.

tiistai 8. marraskuuta 2011

Suomen 3D-huippumalli haussa

Teollisen muotoilun arkisto FIDA:n kokoelmiin sisältyy asiakirja-aineiston lisäksi myös jonkin verran esineitä. Teolliset muotoilijat ovat luovuttaneet FIDA:lle erilaisia ulkonäkömalleja, prototyyppejä ja valmiita tuotteita. On tärkeää päästä näkemään esineet luonnossa, jolloin kaikki muotoilijan tekemät yksityiskohdat tulevat esiin. Pelkkä valokuva ei koskaan kerro koko totuutta. Kolmiulotteinen digitointi sen sijaan on erinomainen tapa tutustua esineen muotokieleen virtuaalisesti. Lisäksi saavutettavuus paranee, kun digitoitu esine on tavoitettavissa välimatkoista riippumatta. Digitoinnin myötä myös esineen elämä voi periaatteessa jatkua sähköisessä muodossa vielä itse esineen tuhouduttua.  Onkin hienoa, että FIDA:n esineitä 3D-digitoidaan parhaillaan Mikkelin ammattikorkeakoululla.

Mallinnettaviksi on valittu FIDA:n arkistoista kolme erilaista ja erikokoista esinettä: suksisauvan sompa, tietokonenäyttö sekä kuvaputkitelevisio. Esineiden erilaisuudesta johtuen niiden mallinnukseen käytetään kahta erilaista 3D-digitointimenetelmää eli valokuvaperusteista menetelmää ja laserkeilausta. Minulle kyseiset menetelmät eivät etukäteen kertoneet kovinkaan paljoa. Laserkeilaus toi lähinnä mieleen hohtokeilauksen… Eli kun tietämys on tätä tasoa, niin olikin tarpeellista päästä näkemään, mitä tämä kaikki käytännössä tarkoittaa. Sainkin ammattikorkeakoululla erittäin asiantuntevaa opastusta ja perehdytystä pistepilviin, teksturointiin ja muihin 3D-digitoinnin saloihin. Mielenkiintoista oli myös päästä seuraamaan varsinaista esineen kuvaustilannetta.


Kolmiulotteisen digitoinnin tulokset asetetaan niiden valmistuttua kaikkien ihasteltaviksi FIDA:n verkkosivuille www.elka.fi/fida. Toiveissa on, että tämä tapahtuu jo tämän vuoden puolella. Aivan mahtavaa, että tällaista 3D-osaamista löytyy täältä Mikkelistä! 

Sari Muinonen
Tietopalvelusihteeri, FIDA