maanantai 31. lokakuuta 2011

Kumpi on edullisempaa, analoginen vai sähköinen säilyttäminen?

Monesti kuulen pohdintoja ja kysymyksiä siitä, että paljonko maksaa sähköinen säilyttäminen. Joissakin tapauksissa paperien säilyttämistä pidetään niin kalliina, että sitä pidetään perusteluna sähköisen arkistoinnin projektille. No, ihan piruuttani päätin, että tehdäänpäs nyt sitten pieni laskutoimitus. Aikaan tähän meni noin 5 minuuttia.

Esimerkkilaskelma: 10 hyllymetrin säilyttäminen paperisessa ja digitaalisessa muodossa

10 hyllymetrin säilyttäminen paperisessa muodossa vie toimistotilaa 2 neliömetriä, a 20 €/neliömetri per kk = 480 €/vuosi

10 hyllymetriä arkistoa on noin 100 000 asiakirjaa. Keskimääräinen Word-, PDF- tai Excel-tiedosto on kooltaan noin 200 kt, joten aineisto on laajuudeltaan 20 Gt. Turvallisella kaupallisella toimijalla säilyttäminen maksaa noin 2-5 €/Gt/vuosi, joten vuosikustannukseksi muodostuu 40 - 100 €/vuosi.

Johtopäätös: syntysähköisen aineiston säilyttäminen on edullisempaa sähköisessä muodossa kuin paperilla.

Mutta entäpä sitten paperiaineistojen digitoiminen sähköiseen muotoon? Arkistolaitoksen ohjeiden mukaan pakkaamattomaan tiff-muotoon digitoitu asiakirja on kooltaan noin 10 Mt. Satatuhatta kappaletta viekin tilaa jo kiitettävät 1000 Gt, jolloin säilytyskustannuksen ovat 2000 – 5000 €/vuosi.

Johtopäätös: ”paperisyntyisen” aineiston säilyttäminen on edullisempaa paperisessa muodossa kuin sähköisenä.

Tämä laskelma on tietenkin parhaimmillaankin vain hyvin hennosti suuntaa antava. Näin on sen takia, että otin laskelmassa huomioon ainoastaan säilyttämisen hinnan. En esimerkiksi asiakirjojen laatimista, digitointia, käytettävyyttä, aineiston hallintaa tai esimerkiksi sähköisen säilyttämisen vaatimia konvertointeja ja migraatioita.

Olikos tästä laskelmasta sitten mitään hyötyä? Tietenkään ei, koska oli jo etukäteen päivän selvä asia, että paperit kannattaa arkistoida papereina ja tiedostot tiedostoina. Säilyttämisen hinta tulee toki ajan saatossa laskemaan, mutta niin tulee tiedostokoot myös kasvamaan. Ja digitointiin liittyvät manuaaliset työprosessit ovat säilyttämistä vielä huomattavasti kalliimpia.

keskiviikko 12. lokakuuta 2011

Arkistot ovat pääsääntöisesti avoimia kaikille

Pohjoismaista arkistojen päivää vietetään tänä vuonna lauantaina 12. marraskuuta. Kansalliseksi teemaksi on valittu avoimuus. Teemalla halutaan viestiä siitä, että arkistot ovat pääosin kaikille avoimia ja kaikkien halukkaiden käytettävissä. Arkistotoiminnan avoimuus ja läpinäkyvyys ovat keskeisiä arvoja.

Elka osallistuu hyvin vahvasti Arkistojen päivän tapahtumaan. Jo perinteeksi on muodostunut avoimien ovien päivän järjestäminen tuona isänpäivää edeltävänä lauantaina, joka on siis tänä vuonna 12. marraskuuta. Avoimuus -teemaa käsittelemme saavutettavuuden, läpinäkyvyyden ja asiakirjallisen avoimuuden näkökulmasta. Haluamme viestittää kaikille, että Elkaan saa kuka tahansa tulla tutkimaan, olipa sitten Arkistojen päivä tai ihan tavallinen arkipäivä. Asiakirjamme ovat myös pääsääntöisesti ilman rajoituksia tutkittavissa. Esittelemme Arkistojen päivän näyttelyssä aineistojamme hyvin laaja-alaisesti. Tarkoituksena on esitellä, että ”mitä kaikkea meiltä löytyykään”. Se sisältää niin aineistotyypiltään (asiakirjat, valokuvat, piirustukset, kartat, äänitteet, liikkuva kuva) kuin sisällöiltäänkin vaihtelevia näyttelyaineistoja.

Populaarikulttuurissa arkistot kuvataan useimmiten salaisuuksien kammioina, joissa säilytetään salaisia kansioita ihmisten ulottumattomissa. Valitettavan usein myös arkistoja koskevat jutut tiedotusvälineissä ovat nimenomaan salailun näkökulmasta käsiteltyjä. Milloin etsitään Tiitisen listaa, milloin taas Huhtiniemen papereita. Joidenkin arkistokokonaisuuksien salassapitoajan päättyminen nousee myös uutisointiin. Yleensä nämä koskevat jotain merkittävää – tai ainakin populaarikulttuuriin noussutta – ilmiötä, kuten esimerkiksi Kennedyn murhaa, Roswellin tapausta tai vaikkapa Britannian ilmavoimien tekemiä UFO-havaintoja.

Populaarikulttuurin vaikutuksesta, ja repäisevien lehtiotsikoiden ansiosta, tavalliselle ihmiselle voi helposti muodostua hyvin salaileva kuva arkistojen toiminnasta. Sitä mielikuvaa pyrimme Arkistojen päivänä muuttamaan.

Tervetuloa Arkistojen päivänä 12.11. kello 10-15 Elkaan tutustumaan näyttelyymme! Tarjolla lisäksi kahvia, teetä, mehua ja pullaa!

(Ja toki kaikkina arkipäivinä kello 8-16 voi muutenkin tulla käymään)