tiistai 20. syyskuuta 2011

Verkossa olemisen illuusio

Olen omaan opinnäytetyöhöni liittyen yrittänyt selvitellä ja pohdiskella arkistojen tietopalvelun ”kehityskausia” ja tulevaisuuden näkymiä. Kuinka alkuvaiheen keräilykulttuurista on edetty asiakirjojen julkaisutoimintaan, siitä systemaattiseen järjestämiseen ja yleisluetteloiden laatimiseen. 1980-luvulta alkaen tietokoneet ja relaatiotietokannat helpottivat aineiston hallintaa ja 1990-luvulta lähtien viitetietoja on voitu esittää myös tietoverkkojen välityksellä asiakkaille. Uusin ”innovaatio” on ollut digitaalisten objektien lisääminen tietokantaan.

Edellä mainittu kehityskulku on ehkä tuonut hymynkareen arkistonhoitajien suupieliin, sillä he ovat voineet todeta, että ”me olemme Internetissä, suurin osa aineistoistamme on verkossa tutkittavissa”. Arkistonhoitajille nimenomaan arkistotietokanta on kaiken ydin, pyhä lehmä. Kun se on tietoverkossa asiakkaiden tutkittavana, niin silloin kaikki on hyvin. Tämän ”me olemme kyllä kehityksen harjalla” –illuusion lumoissa on jäänyt näkemättä kaikki se muu kehitys tietotekniikassa ja tietoverkkojen hyödyntämisessä. Näitä ovat mm. vuorovaikutteisuus, linkittyminen, sosiaalisen median kehittyminen, aineiston jakamisen helpottuminen, uudet liiketoimintamahdollisuudet, yms.

Se, että kukaan ei käytä arkistotietokantaa, ei tunnu arkistonhoitajia haittaavan. Arkistotietokantojen käytettävyys on aivan hirvittävällä tasolla (en ole vielä kohdannut yhtään helppokäyttöistä arkistotietokantaa), vaikka nimenomaan käytettävyys on nykypäivänä kaiken A ja O. Kysykää vaikka Steve Jobsilta. Miksi käyttäisin kaksikymmentä hiiren painikkeen napsautusta tiedon löytymiseen arkistotietokannasta, jos se löytyy yhdellä enterin painalluksella Googlesta? Vaatii aika paljon pokeria vedota ainoastaan siihen, että ”meidän tarjoama tieto onkin luotettavaa”.

Arkiston tehtävä on säilyttää informaatiota ja antaa se asiakkaiden käytettäväksi. Jos perinteinen arkistotietokanta ei ole siihen paras vaihtoehto, niin ehkä silloin kannattaisi selvittää muitakin vaihtoehtoja. Toki perinteinen tietokanta tarvitaan aineiston hallinnan kannalta, mutta aineiston jakeluun on olemassa monia muitakin väyliä. Jopa sellaisia, joita ihmiset oikeasti käyttävät.

keskiviikko 7. syyskuuta 2011

Capture-projektissa ollaan päästy jo itse asiaan

Elkan ja Mikkelin ammattikorkeakoulun yhteinen EAKR-projekti saavuttaa kohta puolivälinsä. Hanke alkoi tämän vuoden alussa ja päättyy suunnitelmien mukaisesti ensi kesänä. Alun villistä ideoinnista ja ”suurella pensselillä maalaamisesta” ollaan siirtymässä kohti yhä tarkempaa rajausta ja fokusointia.

Projektin ensimmäisessä vaiheessa, tammi- ja helmikuussa, mietittiin ainoastaan Elkan nykyisiä ja tulevia palveluita, ja tarkoituksella suljettiin tietojärjestelmän suunnittelu pois mielestä. Näin pystyttiin teknologian kahlitsematta luomaan palvelukuvaukset, jotka sitten toimivat pohjana kaikelle tulevalle suunnittelulle. Kevään aikana loimme palveluille prosessikuvaukset ja niiden pohjalta aloimme jo laatia listausta käyttötapauskuvauksista.

Elokuussa etenimme tilanteeseen, jossa tietojärjestelmän osuutta ei mitenkään enää voinut sulkea pois mielestä, vaan järjestelmäkokonaisuus tuli ottaa tarkasteluun. Käyttötapauksia listatessa kävi nopeasti selväksi, ettei asiakassuhteisiin ja tietopalveluun liittyviä asioita kannata sisällyttää säilytysjärjestelmään, vaan pikemminkin yhdistää ne laskutukseen ja kirjanpitoon. Näin tehtiin jo alusta asti odotettu rajaus, jonka mukaan Capture-projektissa keskitytään vastaanotto- ja säilytysjärjestelmän suunnitteluun. Asiakasrekisteri-, tietopalvelu-, sopimusneuvottelu-, laskutus- ja kirjanpitoasiat voidaan jouhevammin hoitaa ns. asiakkuuksienhallintajärjestelmällä. Täydennettynä tietenkin sillä, että valmiit dokumentit, kuten esimerkiksi sopimukset ja muistiot, voidaan tallentaa Capture-järjestelmään sen dokumenttienhallintaliittymän kautta.

Voisi kai sanoa, että nyt päästään vihdoin asiaan. Mutta toisaalta pohjatyöt on aina hyvä tehdä kunnolla. Tietojärjestelmän vaatimusten on aina perustuttava johonkin, ja parempi on, että ne perustuvat palveluiden toteuttamisen asettamiin vaatimuksiin kuin vaikkapa tekniikan asettamiin rajoitteisiin. Suoraa kopiointia esimerkiksi KDK-PAS tai VAPA –määrittelyistä ei myöskään kannata tehdä, sillä Elkan vastaanottama sähköinen yritysaineisto tulee olemaan edellä mainittuja huomattavasti kirjavampaa. Ja koska meillä ei ole norminantovaltuuksia asiakkaisiimme päin, on palvelun oltava pikemminkin joustavaa kuin tiettyihin toimintatapoihin velvoittavaa. Palvelun sloganin voisimme ehkä kopioida suoraan eräästä suositusta lastenohjelmasta: ”mitä vaan, missä vaan, me Supernuuskijat se ratkaistaan!”.

Nyt ollaan Capturessa edetty siis itse asiaan, ja seuraavaksi pitäisi pystyä pusertamaan paperille ne palvelukuvauksissa ja ideapalavereissa esitetyt itsestään selvät sekä villit ideat. Ratkaistavia asioita ovat lisäksi vielä mm. tietomalli ja käytettävät metatietostandardit. Kyllä tässä vielä siis tekemistä riittää ennen ensi vuoden kesäkuun loppua, ja lisäksi on hyvä muistutella, että Capturessa ei olla vielä rakentamassa varsinaista tuotantojärjestelmää, vaan pohjustamassa sellaisen hankintaa.