tiistai 31. toukokuuta 2011

ETSINTÄKUULUTUS: Yritysten yhteinen tehtäväluokitus

Kuka voisi olla se kiltti henkilö, tai mikä voisi olla se oikea taho, joka ystävällisesti tekisi meille Suomeen yritysten yhteisen tehtäväluokituksen. Kuntapuolellahan yhteinen tehtäväluokitus on jo tehty, ja valtiohallinnossakin on ainakin sektorikohtaisia laadittu (en ole perehtynyt viimeisimpään tilanteeseen). Nyt kaivattaisiin vastaavaa myös yrityspuolelle.

Tottahan toki tilanne yksityisellä sektorilla on paljon heterogeenisempi kuin vaikka kunnissa, jotka kuitenkin kaikki suorittavat samoja lakisääteisiä tehtäviään. Mutta aivan varmasti yritystenkin asiakirjahallinnosta löytyisi yhteisiä prosesseja esimerkiksi talous-, henkilöstö-, kiinteistö-, viestintä-, ympäristö- ja laatuasioissa. Ja ainahan valmista pohjaa voisi räätälöidä omalle firmalle sopivammaksi, jos yhteinen tehtäväluokitus ei aivan muitta mutkitta kävisikään.

Voisi kuvitella, että yhteinen tehtäväluokitus toisi säästöjä tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kannalta. Olettaisin, että se helpottaisi esimerkiksi tiedonvaihtoa tytäryhtiöiden ja alihankkijoiden kanssa.

Capture-projektissa suunniteltavaan uuteen tietojärjestelmään tulee sisältymään yleinen tehtäväluokitus, sekä mahdollisuus asiakaskohtaiseen räätälöintiin. Nyt olisi korkea aika jonkun tarttua toimeen ja laatia meille Suomeen sellainen yritysten yhteinen tehtäväluokitus. Toivottavasti joku "kentältä" innostuisi asiasta. Jos me ryhdytään toimeen pelkästään täältä päätearkistosta käsin, niin pelkään että lopputulos näyttää... no, päätearkistossa suunnitellulta.

tiistai 24. toukokuuta 2011

Miksi arkistojen järjestämisestä on tehty niin vaikeaa?

Kuuntelin tässä jokunen aika sitten arkiston esittelyä, jonka aikana maakunta-arkiston johtaja kertoi ison järjestämisurakan valmistumisesta. Lääninhallituksen kanslian arkiston järjestäminen oli vienyt kuusi vuosikymmentä, mutta nyt noheva nuori tutkija oli parissa vuodessa saanut urakan valmiiksi. Järjestämistyötä olivat ennen häntä koettaneet neljä muutakin virkailijaa, mutta kaikilla urakka oli jäänyt kesken. Kaikki olivat kuitenkin ennättäneet tekemään isoja järjestämistyöhön kuuluvia päätöksiä, kuten arkiston katkaisemisia. Toisaalta olen hyvin iloinen, että tuo massiivinen ja historiallisesti hyvin merkittävä arkisto on nyt saatu järjestettyä, mutta historiantutkijana ja veronmaksajana olen huolestunut siitä, että pitikö urakan todella kestää kuusi vuosikymmentä?

Arkistolaitos on toisaalta kulttuurilaitos, kuten vaikkapa museo, mutta yhä enenevässä määrin se on myös julkista tehtävää suorittava viranomainen, jonka toiminnalle asetetaan tiukat taloudelliset raamit. Julkishallinnossa toimintaa täytyy joka alalla tehostaa ja parantaa. Lääninhallituksen arkiston järjestäminen oli arkistotieteellisessä mielessä riemuvoitto, josta haluan onnitella ennen kaikkea arkiston järjestänyttä henkilöä. Asiakaspalvelun ja tehokkuusvaatimusten kannalta se oli kuitenkin pannukakku. Asiakkaat joutuivat kuudenkymmenen vuoden ajan käyttämään puutteellisia hakemistoja, ja arkistonjärjestäjien virkatyö taas toi työvoimakustannuksia. Minulla herääkin väistämättä kysymys, että miksi arkistonjärjestämisestä on tehty niin vaikeaa? Pitääkö järjestämistyö aina tehdä viimeisimmän arkistoteorian mukaisesti vähät välittämättä asiakastarpeista tai tehokkuudesta?

Minusta tuntuu, että arkistonjärjestämistä tehdään pääasiassa kollegoille, eli siis toisille arkistonhoitajille. Hyvin tehdyllä järjestämistyöllä hankitaan vanhempien arkistonhoitajien kunnioitusta. Kuvailukäytänteet, hakemistorakenteet, asiakirjasarjoittelu ja sisällönkuvailu tehdään sellaiseksi, että toiset arkistonhoitajat osaavat niistä sujuvasti etsiä tietoa. Mutta entä asiakkaat sitten? Haluavatko he odotella vuosikymmeniä viimeisen päälle arkistotieteelliseksi tehtyä järjestämistyötä, vai riittäisikö heille vain yksinkertaisempi luettelo, jossa olisi kuvailtu arkiston sisältämät yksiköt mahdollisimmat hyvillä ja kattavilla hakutiedoilla. Tietokannassahan niistä yksiköistä voi sortteerata ihan sellaisia luetteloita kuin kukin haluaa.

Perinteisessä ylhäältä alaspäin tapahtuvassa arkistonjärjestämisessä joudutaan aina tekemään väkivaltaa itse asiakirjoille. Mikään sarja ei ole koskaan yksiselitteinen, mikään arkistoyksikkö ei koskaan ole täydellinen. Kaikki arkistoja joskus järjestäneet tietävät, että jotain tiettyä asiaa sisältävästä arkistoyksiköstä voi yllättäen löytyä jotain ihan muuta. Pöytäkirjojen joukossa on usein talousarvioita, toimintakertomuksia ja valtakirjoja. Annetaanko niiden olla liitteinä vai tehdäänkö niistä erilliset yksiköt? Entä jos toimintakertomukset onkin jo kerätty omaksi sarjakseen? Entä jos arkistonmuodostaja vaihtuu kesken pöytäkirjasidoksen ja arkisto pitää katkaista? Halkaistaanko pöytäkirjasidos siltä kohdalta? Aina on olemassa poikkeuksia eikä mikään mene koskaan niin kuin Strömsössä.

Miksi arkistonjärjestämisestä on tehty niin vaikeaa? Miksei se voi olla kustannustehokasta, ja sellaista, josta asiakkaat hyötyvät eniten? Esimerkkinä käytetty lääninhallituksen arkisto on vain yksi esimerkki, vastaavia tapauksia löytyy monia meiltä täältä Elkastakin.  Itse toivoisin tulevaisuudessa ennen kaikkea sellaista, että asiakirjojen pakottaminen lopetettaisiin ja keskityttäisiin kuvailemaan niitä. Ja että kaikki kuvailu- ja luettelointityö tehtäisiin asiakas kirkkaana mielessä.

maanantai 16. toukokuuta 2011

Onko asiakirjan kieli este, hidaste vai mahdollisuus?


Näinä kansainvälisinä aikoina arkistossa tulee toisinaan vastaan monikielisiä aineistoja. Samasta asiakirjasta voi olla useita eri kieliversioita tai samassa asiakirjakokonaisuudessa monenkielisiä asiakirjoja. Tällaisen aineiston järjestäminen onkin erilailla haasteellista kuin perinteisen suomen ja ruotsinkielisten aineiston käsittely. Arkistonjärjestäjän kielitaito kun ei useinkaan yllä edes espanjan- tai italiankieliin saati sitten indonesian-, arabian- tai nepalinkieliin.  Latinalaisilla aakkosilla kirjoitetuista asiakirjoista löytyy usein ainakin erisnimet ja päivämäärät, joiden perusteella asiakirjakokonaisuudet saa yhdistettyä. Perusasiakirjojen, muistioiden ja pöytäkirjojen nimien kieliversiot muistuttavat myös onneksi melko paljon toisiaan. Arabia, venäjä ja muut vastaavat erilaisilla kirjaimilla luodut asiakirjat vaativatkin sitten tarkempaa tutkiskelua. Netistäkin löytyy onneksi melko monille kielille sanakirjoja.

Toisaalta voidaan pohtia, pitääkö täällä Suomessa ylipäätään säilyttää arabiankieliset raportit tai espanjankieliset muistiot. Jos sama raportti näyttäisi olevan useammalla kielellä, kieliversiothan voisi heittää pois kaksoiskappaleina. Mutta, jos ei ymmärrä, mitä raportissa sanotaan, niin voiko olla varma, ettei heitä pois tärkeää informaatiota. Onko varmaa aina, että käännös on täydellinen?
     
Mielellään ajattelisi myös, että vaikka Meksikossa joku tutkija googlaamalla  löytää Elkassa olevat espanjankieliset aineistot ja päättää tulla käymään. Sitä odotellessa pitänee opetella miten espanjaksi sanotaan tervetuloa.

Heljä Strömberg