torstai 15. joulukuuta 2011

Näinkö aina meille täällä käy

Valtiontalouden tarkastusviraston tuloksellisuustarkastaja Tomi Voutilainen totesi muutama kuukausi sitten Turun Sanomien haastattelussa, että ”julkisella puolella kaikki isot tietojärjestelmähankkeet ovat päätyneet viime aikoina kaaokseen käyttöönottovaiheessa”. Voutilainen viittaa esimerkiksi VR:n lipunmyyntijärjestelmään, ulosottojärjestelmään, verotietojärjestelmään ja ajoneuvorekisterijärjestelmään. Oma lukunsa on tietenkin vielä Kelan vetämä Kanta-hanke. Syyn epäonnistumisesta hän vierittää etupäässä isojen IT-talojen osaamattomuudelle.

Nyt tähän surulliseen listaan voidaan listata myös Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymähanke, jossa tilaaja joutui purkamaan sopimuksen toimittajan kanssa, koska pilotointivaiheessa ohjelmiston todettiin sisältävän liian paljon puutteita. Tulee mieleen sanat vanhasta iskelmästä näinkö aina meille täällä käy?

Ainakaan tilaajapuolen asiantuntemattomuutta ei voida pitää tämänkertaisen epäonnistumisen syynä. KDK:n eri työryhmissä istuu kirjasto-, arkisto- ja museosektorin huippuasiantuntijat. Työryhmien nimilista on kuin muistiorganisaatiokentän Kuka kukin on 2011. Siitä huolimatta tuskin on oikeutettua pitää epäonnistumisen syynä ainoastaan IT-talon osaamattomuutta. KDK:n toimintaa lähietäisyydeltä muutaman vuoden ajan seuranneena toisinaan on tullut mieleen ajatus, että onko rima nostettu liian korkealle? Pitääkö kaiken olla viimeisen päälle hienoa ja valmista, varsinkin kun samalla pitäisi koettaa yhdistää kolmen eri sektorin hyvin erilaisia tarpeita. Eikös se Googlekin aloittanut pelkästään hakupalveluna?

Sanotaan, että jälkiviisaus ei ole viisautta, joten turha asialla on liikaa retostella. Mutta jonkinlainen itsetutkiskelun ja analyysin paikka voisi nyt kuitenkin olla. Kyllä se asiakasliittymä sieltä vielä tulee, ja seuraavaksi varmaankin avoimeen lähdekoodiin perustuvana versiona. Kuitenkin se asia mikä tässä pelottaa, on osallistujien väsyminen. Monet henkilöt ovat olleet mukana KDK:ssa jo vuosien ajan, ja nähneet sen, kuinka määräajat ja tavoitteet liukuvat yhä kauemmaksi. Asiakasliittymän eteen tehty työ ei tietysti mene hukkaan, mutta kyllä se useiden kuukausien ja ehkä vuosienkin viivästyksen aikatauluun tuo.

Täällä Elkassa ennätimme jo tekemään ElkaD-digitaaliarkistosta OAI-PMH rajapinnan asiakasliittymään ja Elma-tietokannan mäppäyksen EAD-siirtostandardin mukaiseksi. Nyt asiakasliittymän toteutusaikataulun venymisestä johtuen taitaa käydä niin, että uusi Capture-hankkeessa suunniteltava tietojärjestelmä ennättää korvata Elman ja ElkaD:n ennen kuin kumpaakaa saadaan liitetyksi KDK:n asiakasliittymään. Yritän kuitenkin ajatella positiivisesti niin, että rajapinta-asioihin käytetty aika ja työpanos ei mennyt hukkaan, vaan sillä saatiin arvokasta kokemusta tulevaisuutta ajatellen.

torstai 17. marraskuuta 2011

Vanha arkisto on sydämen asia

Elkan ei tarvitse kantaa huolta vanhojen asiakirjojen säilymisestä, jos yrityksessä on palkattuna asiakirjahallinnan ammattilainen.  Mutta valitettavasti arkistoammattilaisia on vain kourallinen yrityksissä. Kuka silloin huolehtii historiatietojen säilymisestä?

Yleensä yrityksissä arkisto kuuluu jonkun vastuulle tai siten joku on ottanut tehtäväkseen vanhan arkiston pelastamisen tuleville polville. Siirron taustalla voivat olla erilaiset rakennejärjestelyt, muutot mutta myös useasti vilpitön halu saada vanhat asiakirjat asianmukaisiin tiloihin ja tutkimuskäyttöön.

Henkilöt, joiden kanssa olemme olleet tekemisissä aineistojen luovutusten yhteydessä, edustavat työtehtäviltään varsin kirjavaa joukkoa.  Pienten yritysten tai järjestöjen kanssa saatamme keskustella toimitusjohtajankin kanssa mutta kun yrityskoko kasvaa, kasvaa myös tittelien määrä. Yhteyshenkilömme voivat toimia esimerkiksi lakiasioiden, talous- ja henkilöstöhallinnon, viestinnän, konttoripalveluiden ja kiinteistöjenhoidon esimies- tai suorittavan portaan tehtävissä.

Kaksi ammattitehtävää tuntuu toistuvan muita useammin, nimittäin viestintä ja kiinteistönhoito. Viestinnässä tarvitaan joskus vanhaakin aineistoa – ainakin merkkivuosien yhteydessä – joten arkistosta on tullut tuttu paikka hankkia tietoa. Kiinteistönhoidon tehtävissä toimivien henkilöiden aktiivisuus arkistoasioissa saattaa tuntua yllättävältä tiedolta mutta sille on varsin luonnollinen selityksensä – kiinteistönhoidosta vastaavat tuntevat tilat hyvin kellareista ullakoihin. Vanhoja arkistoja usein juuri säilytetään kellareissa tai ullakoilla, joissa on asiakirjojen säilyvyyttä uhkaavia riskitekijöitä. Tämä selittää kiinteistönhoitajien aktiivisuuden asiakirjojen saamiseksi asianmukaisiin tiloihin.

Myös historian tutkijoita on kiittäminen toimimisesta Elkan ”agentteina”. Ei ole mitenkään tavatonta, että yrityksen historian kirjoittamisen päättyessä, sen tekijä kantaa huolta lähdeaineistonsa säilymisestä ja suosittelee Elkaa säilytyspaikaksi.

Vuosien varrella on ollut ilo huomata, että yrityksissä on ollut henkilöitä, jotka ovat pitäneet tärkeänä saada yrityksen historia säilymään tuleville polville. Vanha arkisto on sydämen asia!

Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja 

maanantai 14. marraskuuta 2011

Oikean tiedon perässä

Luotettavan tiedon löytäminen tietoverkoista on asia, joka minua huolestuttaa. Maailma ympärillämme on muuttunut, eikä kaikki tunnu sitä huomaavaan. Jos kouluaikoinani halusin etsiä tietoa jostakin asiasta, niin otin kirjahyllystä tietosanakirjan, ja katsoin sieltä. Nykyisin tietosanakirjoja ei enää käytetä, koska niiden käytettävyys on huono. Niiden käyttöliittymä on vanhentunut, päivitettävyys olematon ja jakelu suorastaan hankala. Niinpä tietoa etsitään tietenkin netistä.

Internetissä on toki paljon luotettavaakin tietoa, mutta iso osa on täyttä spekulaatiota ja mutua. Varsinkin jos eksyy keskustelupalstoille. Pari viikkoa sitten yritin etsiä tietoa Volkswagenin TSI-moottoreista. Luotettavalta vaikuttavaa tietoa ei tuntunut löytyvän mistään. Hakutuloksissa oli vain valmistajan markkinointijorinaa sekä erinäisiä keskustelupalstoja, joissa ihmiset vuoroin kehuivat ja haukkuivat kyseisiä moottoreita. Mistään ei löytynyt aiheeseen objektiivisesti suhtautuvia julkaisuja.

Samanlainen tilanne on meillä muistiorganisaatioilla. Monista aiheista löytyy harrastelijoiden itsensä ylläpitämiä sivustoja. Monista aiheista keskustellaan netin lukuisilla keskustelupalstoilla. Mutta kirjastojen, arkistojen ja museoiden lähteitä ei hakutuloksissa vastaan tule. Tässä vaiheessa arkistojen edustaja yleensä sanoo, ”mutta meidän tarjoamamme tietopa on luotettavaa”. Heh, mitä merkitystä sillä on, jos se luotettava tieto hautautuu jonnekin tietokannan syövereihin.

Mikkelin AMK järjesti syksyllä mielenkiintoisen seminaarin Kulttuuriperintö ja saavutettavuus. Siellä professori Heikki Hanka totesi, että Flickr:issä on noin kaksi miljardia objektia ja Europeanassa 30 miljoonaa (en nyt muista ihan tarkkoja lukuarvoja, mutta noin suurin piirtein). Oletettavasti kyseisten järjestelmien käyttö noudattaa suurin piirtein samaa suhdetta. Toisin sanoen ihmiset käyttävät tiedon etsimisessä Googlea, YouTubea, Flickr:iä, ym. helppokäyttöisiä sovelluksia, ja se luotettava tieto hautautuu Europeanaan, KDK:oon ja organisaatioiden arkistotietokantoihin.

Sähköisessä maailmassa ihmisellä on myös erikokoisia ”sähköisiä sormenjälkiä”. Analogisessa maailmassa suurin osa meistä pystyy vaikuttaman ehkä muutamaan sataan läheiseen ja tuttuun ihmiseen. Tietoverkoissa yksittäin ihminen taas voi levittää ajatuksiaan jopa miljoonille. Viime viikkoina olen esimerkiksi taas hämmentyneenä lukenut, kuinka eräs yksityishenkilö mm. Hesarin ja Agricolan keskustelupalstoilla väittää kummia Elkasta. Me – ”Elinkeinoelämän keskusliiton palveluksessa olevat suojeluskuntalaisten perilliset” – hävitämme kuulemma arkaluontoisia asiakirjoja entisen Sota-arkiston aineistoista, ja peittelemme kesän 1944 massateloituksia. Tämän kaltaisia, sinänsä hyvällä suomenkielellä ja asiakielellä kirjoitettuja, kirjoituksia leviää yhä enemmän luotettavinakin pidetyillä sivustoilla, kuten mm. Agricolan keskustelupalstalla. Osaako esimerkiksi koulun historiantunnille esitelmää tekevä yläkoululainen suhtautua kriittisesti lukemaansa?

Kuinkahan moni teistä on katsonut järjettömän kreisikomedian nimeltään Idioluutio? Jotenkin sen tulevaisuusvisio ei tunnukaan enää niin mahdottomalta, ainakaan teoriassa. Entä mikä mahtaa olla tietoverkkojen ja luotettavan tiedon hukkumisen merkitys esimerkiksi rasismin lisääntymiseen Suomessa viime vuosina? Entäpä jos ihmiset yhä enemmän muodostavat omiakin mielipiteitään keskustelupalstoilta lukemansa perusteella.

Eikö loppujen lopuksi kuitenkin olisi parempi laittaa ne luotettavat tiedot sinne tietoverkkoon, eikä pantata niitä vain omissa tietojärjestelmissä? Uittaa siis omia aineistojaan valtavirran medioihin, eikä jemmata niitä järjestelmissä, joita ihmiset eivät kuitenkaan edes käytä. Ja onko oman – vaikkakin hienon ja kalliin – jakelukanavan rakentaminen aina järkevää, vai voisiko kokeilla käyttää jo olemassa olevia kanavia. Sellaisia joita ihmiset muutenkin käyttää. Me Elkassa ainakin yritämme kokeilla tätä. Arkistotietokanta on jo indeksoitu Googleen, joten nyt hakutuloksiin pitäisi tulla meidänkin aineistoja. Lisäksi olemme perustaneet oman kanavan YouTubeen, joskin sisällön lataaminen on vielä kesken. Varmaan jossakin vaiheessa pitäisi kokeilla sitä Flickrinkin käyttöä.

Uskoisin, että tulevaisuudessa arkisto on tietovarasto, joka jakaa aineistojaan erilaisia jakelukanavia pitkin moniin paikkoihin. Googlen, YouTuben ja Flickrin kaltaisiin massamedioihin, sähköisiin tutkimus- ja työskentely-ympäristöihin sekä muihin erinäisiin yhteiskäyttöliittymiin. Tai vaikkapa syötteenä ihan tavallisen ihmisen omaan iGoogleen tai vastaavaan. Luotettavan tiedon vieminen ihmisten luo on uskoakseni parempi vaihtoehto, kuin sen pimittäminen ”sisäpiirin järjestelmiin”.

tiistai 8. marraskuuta 2011

Suomen 3D-huippumalli haussa

Teollisen muotoilun arkisto FIDA:n kokoelmiin sisältyy asiakirja-aineiston lisäksi myös jonkin verran esineitä. Teolliset muotoilijat ovat luovuttaneet FIDA:lle erilaisia ulkonäkömalleja, prototyyppejä ja valmiita tuotteita. On tärkeää päästä näkemään esineet luonnossa, jolloin kaikki muotoilijan tekemät yksityiskohdat tulevat esiin. Pelkkä valokuva ei koskaan kerro koko totuutta. Kolmiulotteinen digitointi sen sijaan on erinomainen tapa tutustua esineen muotokieleen virtuaalisesti. Lisäksi saavutettavuus paranee, kun digitoitu esine on tavoitettavissa välimatkoista riippumatta. Digitoinnin myötä myös esineen elämä voi periaatteessa jatkua sähköisessä muodossa vielä itse esineen tuhouduttua.  Onkin hienoa, että FIDA:n esineitä 3D-digitoidaan parhaillaan Mikkelin ammattikorkeakoululla.

Mallinnettaviksi on valittu FIDA:n arkistoista kolme erilaista ja erikokoista esinettä: suksisauvan sompa, tietokonenäyttö sekä kuvaputkitelevisio. Esineiden erilaisuudesta johtuen niiden mallinnukseen käytetään kahta erilaista 3D-digitointimenetelmää eli valokuvaperusteista menetelmää ja laserkeilausta. Minulle kyseiset menetelmät eivät etukäteen kertoneet kovinkaan paljoa. Laserkeilaus toi lähinnä mieleen hohtokeilauksen… Eli kun tietämys on tätä tasoa, niin olikin tarpeellista päästä näkemään, mitä tämä kaikki käytännössä tarkoittaa. Sainkin ammattikorkeakoululla erittäin asiantuntevaa opastusta ja perehdytystä pistepilviin, teksturointiin ja muihin 3D-digitoinnin saloihin. Mielenkiintoista oli myös päästä seuraamaan varsinaista esineen kuvaustilannetta.


Kolmiulotteisen digitoinnin tulokset asetetaan niiden valmistuttua kaikkien ihasteltaviksi FIDA:n verkkosivuille www.elka.fi/fida. Toiveissa on, että tämä tapahtuu jo tämän vuoden puolella. Aivan mahtavaa, että tällaista 3D-osaamista löytyy täältä Mikkelistä! 

Sari Muinonen
Tietopalvelusihteeri, FIDA

maanantai 31. lokakuuta 2011

Kumpi on edullisempaa, analoginen vai sähköinen säilyttäminen?

Monesti kuulen pohdintoja ja kysymyksiä siitä, että paljonko maksaa sähköinen säilyttäminen. Joissakin tapauksissa paperien säilyttämistä pidetään niin kalliina, että sitä pidetään perusteluna sähköisen arkistoinnin projektille. No, ihan piruuttani päätin, että tehdäänpäs nyt sitten pieni laskutoimitus. Aikaan tähän meni noin 5 minuuttia.

Esimerkkilaskelma: 10 hyllymetrin säilyttäminen paperisessa ja digitaalisessa muodossa

10 hyllymetrin säilyttäminen paperisessa muodossa vie toimistotilaa 2 neliömetriä, a 20 €/neliömetri per kk = 480 €/vuosi

10 hyllymetriä arkistoa on noin 100 000 asiakirjaa. Keskimääräinen Word-, PDF- tai Excel-tiedosto on kooltaan noin 200 kt, joten aineisto on laajuudeltaan 20 Gt. Turvallisella kaupallisella toimijalla säilyttäminen maksaa noin 2-5 €/Gt/vuosi, joten vuosikustannukseksi muodostuu 40 - 100 €/vuosi.

Johtopäätös: syntysähköisen aineiston säilyttäminen on edullisempaa sähköisessä muodossa kuin paperilla.

Mutta entäpä sitten paperiaineistojen digitoiminen sähköiseen muotoon? Arkistolaitoksen ohjeiden mukaan pakkaamattomaan tiff-muotoon digitoitu asiakirja on kooltaan noin 10 Mt. Satatuhatta kappaletta viekin tilaa jo kiitettävät 1000 Gt, jolloin säilytyskustannuksen ovat 2000 – 5000 €/vuosi.

Johtopäätös: ”paperisyntyisen” aineiston säilyttäminen on edullisempaa paperisessa muodossa kuin sähköisenä.

Tämä laskelma on tietenkin parhaimmillaankin vain hyvin hennosti suuntaa antava. Näin on sen takia, että otin laskelmassa huomioon ainoastaan säilyttämisen hinnan. En esimerkiksi asiakirjojen laatimista, digitointia, käytettävyyttä, aineiston hallintaa tai esimerkiksi sähköisen säilyttämisen vaatimia konvertointeja ja migraatioita.

Olikos tästä laskelmasta sitten mitään hyötyä? Tietenkään ei, koska oli jo etukäteen päivän selvä asia, että paperit kannattaa arkistoida papereina ja tiedostot tiedostoina. Säilyttämisen hinta tulee toki ajan saatossa laskemaan, mutta niin tulee tiedostokoot myös kasvamaan. Ja digitointiin liittyvät manuaaliset työprosessit ovat säilyttämistä vielä huomattavasti kalliimpia.

keskiviikko 12. lokakuuta 2011

Arkistot ovat pääsääntöisesti avoimia kaikille

Pohjoismaista arkistojen päivää vietetään tänä vuonna lauantaina 12. marraskuuta. Kansalliseksi teemaksi on valittu avoimuus. Teemalla halutaan viestiä siitä, että arkistot ovat pääosin kaikille avoimia ja kaikkien halukkaiden käytettävissä. Arkistotoiminnan avoimuus ja läpinäkyvyys ovat keskeisiä arvoja.

Elka osallistuu hyvin vahvasti Arkistojen päivän tapahtumaan. Jo perinteeksi on muodostunut avoimien ovien päivän järjestäminen tuona isänpäivää edeltävänä lauantaina, joka on siis tänä vuonna 12. marraskuuta. Avoimuus -teemaa käsittelemme saavutettavuuden, läpinäkyvyyden ja asiakirjallisen avoimuuden näkökulmasta. Haluamme viestittää kaikille, että Elkaan saa kuka tahansa tulla tutkimaan, olipa sitten Arkistojen päivä tai ihan tavallinen arkipäivä. Asiakirjamme ovat myös pääsääntöisesti ilman rajoituksia tutkittavissa. Esittelemme Arkistojen päivän näyttelyssä aineistojamme hyvin laaja-alaisesti. Tarkoituksena on esitellä, että ”mitä kaikkea meiltä löytyykään”. Se sisältää niin aineistotyypiltään (asiakirjat, valokuvat, piirustukset, kartat, äänitteet, liikkuva kuva) kuin sisällöiltäänkin vaihtelevia näyttelyaineistoja.

Populaarikulttuurissa arkistot kuvataan useimmiten salaisuuksien kammioina, joissa säilytetään salaisia kansioita ihmisten ulottumattomissa. Valitettavan usein myös arkistoja koskevat jutut tiedotusvälineissä ovat nimenomaan salailun näkökulmasta käsiteltyjä. Milloin etsitään Tiitisen listaa, milloin taas Huhtiniemen papereita. Joidenkin arkistokokonaisuuksien salassapitoajan päättyminen nousee myös uutisointiin. Yleensä nämä koskevat jotain merkittävää – tai ainakin populaarikulttuuriin noussutta – ilmiötä, kuten esimerkiksi Kennedyn murhaa, Roswellin tapausta tai vaikkapa Britannian ilmavoimien tekemiä UFO-havaintoja.

Populaarikulttuurin vaikutuksesta, ja repäisevien lehtiotsikoiden ansiosta, tavalliselle ihmiselle voi helposti muodostua hyvin salaileva kuva arkistojen toiminnasta. Sitä mielikuvaa pyrimme Arkistojen päivänä muuttamaan.

Tervetuloa Arkistojen päivänä 12.11. kello 10-15 Elkaan tutustumaan näyttelyymme! Tarjolla lisäksi kahvia, teetä, mehua ja pullaa!

(Ja toki kaikkina arkipäivinä kello 8-16 voi muutenkin tulla käymään)

tiistai 20. syyskuuta 2011

Verkossa olemisen illuusio

Olen omaan opinnäytetyöhöni liittyen yrittänyt selvitellä ja pohdiskella arkistojen tietopalvelun ”kehityskausia” ja tulevaisuuden näkymiä. Kuinka alkuvaiheen keräilykulttuurista on edetty asiakirjojen julkaisutoimintaan, siitä systemaattiseen järjestämiseen ja yleisluetteloiden laatimiseen. 1980-luvulta alkaen tietokoneet ja relaatiotietokannat helpottivat aineiston hallintaa ja 1990-luvulta lähtien viitetietoja on voitu esittää myös tietoverkkojen välityksellä asiakkaille. Uusin ”innovaatio” on ollut digitaalisten objektien lisääminen tietokantaan.

Edellä mainittu kehityskulku on ehkä tuonut hymynkareen arkistonhoitajien suupieliin, sillä he ovat voineet todeta, että ”me olemme Internetissä, suurin osa aineistoistamme on verkossa tutkittavissa”. Arkistonhoitajille nimenomaan arkistotietokanta on kaiken ydin, pyhä lehmä. Kun se on tietoverkossa asiakkaiden tutkittavana, niin silloin kaikki on hyvin. Tämän ”me olemme kyllä kehityksen harjalla” –illuusion lumoissa on jäänyt näkemättä kaikki se muu kehitys tietotekniikassa ja tietoverkkojen hyödyntämisessä. Näitä ovat mm. vuorovaikutteisuus, linkittyminen, sosiaalisen median kehittyminen, aineiston jakamisen helpottuminen, uudet liiketoimintamahdollisuudet, yms.

Se, että kukaan ei käytä arkistotietokantaa, ei tunnu arkistonhoitajia haittaavan. Arkistotietokantojen käytettävyys on aivan hirvittävällä tasolla (en ole vielä kohdannut yhtään helppokäyttöistä arkistotietokantaa), vaikka nimenomaan käytettävyys on nykypäivänä kaiken A ja O. Kysykää vaikka Steve Jobsilta. Miksi käyttäisin kaksikymmentä hiiren painikkeen napsautusta tiedon löytymiseen arkistotietokannasta, jos se löytyy yhdellä enterin painalluksella Googlesta? Vaatii aika paljon pokeria vedota ainoastaan siihen, että ”meidän tarjoama tieto onkin luotettavaa”.

Arkiston tehtävä on säilyttää informaatiota ja antaa se asiakkaiden käytettäväksi. Jos perinteinen arkistotietokanta ei ole siihen paras vaihtoehto, niin ehkä silloin kannattaisi selvittää muitakin vaihtoehtoja. Toki perinteinen tietokanta tarvitaan aineiston hallinnan kannalta, mutta aineiston jakeluun on olemassa monia muitakin väyliä. Jopa sellaisia, joita ihmiset oikeasti käyttävät.

keskiviikko 7. syyskuuta 2011

Capture-projektissa ollaan päästy jo itse asiaan

Elkan ja Mikkelin ammattikorkeakoulun yhteinen EAKR-projekti saavuttaa kohta puolivälinsä. Hanke alkoi tämän vuoden alussa ja päättyy suunnitelmien mukaisesti ensi kesänä. Alun villistä ideoinnista ja ”suurella pensselillä maalaamisesta” ollaan siirtymässä kohti yhä tarkempaa rajausta ja fokusointia.

Projektin ensimmäisessä vaiheessa, tammi- ja helmikuussa, mietittiin ainoastaan Elkan nykyisiä ja tulevia palveluita, ja tarkoituksella suljettiin tietojärjestelmän suunnittelu pois mielestä. Näin pystyttiin teknologian kahlitsematta luomaan palvelukuvaukset, jotka sitten toimivat pohjana kaikelle tulevalle suunnittelulle. Kevään aikana loimme palveluille prosessikuvaukset ja niiden pohjalta aloimme jo laatia listausta käyttötapauskuvauksista.

Elokuussa etenimme tilanteeseen, jossa tietojärjestelmän osuutta ei mitenkään enää voinut sulkea pois mielestä, vaan järjestelmäkokonaisuus tuli ottaa tarkasteluun. Käyttötapauksia listatessa kävi nopeasti selväksi, ettei asiakassuhteisiin ja tietopalveluun liittyviä asioita kannata sisällyttää säilytysjärjestelmään, vaan pikemminkin yhdistää ne laskutukseen ja kirjanpitoon. Näin tehtiin jo alusta asti odotettu rajaus, jonka mukaan Capture-projektissa keskitytään vastaanotto- ja säilytysjärjestelmän suunnitteluun. Asiakasrekisteri-, tietopalvelu-, sopimusneuvottelu-, laskutus- ja kirjanpitoasiat voidaan jouhevammin hoitaa ns. asiakkuuksienhallintajärjestelmällä. Täydennettynä tietenkin sillä, että valmiit dokumentit, kuten esimerkiksi sopimukset ja muistiot, voidaan tallentaa Capture-järjestelmään sen dokumenttienhallintaliittymän kautta.

Voisi kai sanoa, että nyt päästään vihdoin asiaan. Mutta toisaalta pohjatyöt on aina hyvä tehdä kunnolla. Tietojärjestelmän vaatimusten on aina perustuttava johonkin, ja parempi on, että ne perustuvat palveluiden toteuttamisen asettamiin vaatimuksiin kuin vaikkapa tekniikan asettamiin rajoitteisiin. Suoraa kopiointia esimerkiksi KDK-PAS tai VAPA –määrittelyistä ei myöskään kannata tehdä, sillä Elkan vastaanottama sähköinen yritysaineisto tulee olemaan edellä mainittuja huomattavasti kirjavampaa. Ja koska meillä ei ole norminantovaltuuksia asiakkaisiimme päin, on palvelun oltava pikemminkin joustavaa kuin tiettyihin toimintatapoihin velvoittavaa. Palvelun sloganin voisimme ehkä kopioida suoraan eräästä suositusta lastenohjelmasta: ”mitä vaan, missä vaan, me Supernuuskijat se ratkaistaan!”.

Nyt ollaan Capturessa edetty siis itse asiaan, ja seuraavaksi pitäisi pystyä pusertamaan paperille ne palvelukuvauksissa ja ideapalavereissa esitetyt itsestään selvät sekä villit ideat. Ratkaistavia asioita ovat lisäksi vielä mm. tietomalli ja käytettävät metatietostandardit. Kyllä tässä vielä siis tekemistä riittää ennen ensi vuoden kesäkuun loppua, ja lisäksi on hyvä muistutella, että Capturessa ei olla vielä rakentamassa varsinaista tuotantojärjestelmää, vaan pohjustamassa sellaisen hankintaa.

keskiviikko 24. elokuuta 2011

Arkistonhoitaja ja seitsemän pientä insinööriä

Joskus tuntuu siltä, että arkistoihmisen pitäisi olla kaikkien alojen asiantuntija. Ainakin meillä Elkassa työskentelevän tulisi tietää jotakin mm. metsänhoidosta, elintarvike-, puunjalostus-, metalli-, tekstiili- ja elektroniikkateollisuudesta. Lisäksi olisi hyvä olla perustietoja henkilö- ja tavaraliikenteenharjoittamisen perusteista sekä tuntea kohtalaisen hyvin vielä Suomen suhteellisen laaja eri alojen yhdistysten ja liittojen verkosto. Kaikkiin näihin liittyvät talous- ja henkilöstöhallinnon perusteetkin pitäisi hallita.
 
Mikkelin Ammattikorkeakoululla järjestettiin viime viikon lopulla seminaari ”Kulttuuriperintö ja saavutettavuus”. Keskeisin sanoma ainakin itselleni oli ”crowdsourcing”. Eli digitaalisten objektien metatietojen täydentäminen yleisön avulla. Miten monta kertaa olenkaan kaivannut käsittämättömien piirustusten tai kirjanpitokirjojen keskellä alan ammattilaista avukseni. Nyt sellainen mahdollisuus jo häämöttää.
 
Tällä hetkellä joka puolella digitoidaan valtavia aineistomääriä. Kaikki vähänkään niiden kanssa tekemisissä olevat tietävät miten työlästä on saada tiedostoihin edes kohtuullisesti riittävät metatiedot saati sitten hyvät kuvailutiedot kontekstitietoineen. Verkon kautta täydennettävien, jopa itsestään täydentyvien metatietojen mahdollisuus vaikuttaa houkuttelevalta. Paikkatietojen, semanttisen webin ja ”crowdsourcingin” avulla saataisiin lisää metatietoja digitoiduille aineistoille, mutta miksei myös apua analogisten aineistojen kuvailuun. Miten tämä ”yleisöosallistuminen” sitten voitaisiin luotettavasti ottaa mukaan aineistojen kuvailuun, sen ratkaiskoon joku viisaampi.
 
Itse olen aina toivonut vierelleni seitsemän pientä insinööriä ja laskentatoimen ammattilaisen. Nyt se toive on lähellä toteutumista, virtuaalisesti.

Heljä Strömberg

torstai 7. heinäkuuta 2011

Kevyttä kesälukemista

Näihin aikoihin varmasti moni arkistonhoitaja etsii itselleen yöpöydälle, laiturin nokkaan, veneeseen tai uimarannalle sopivaa kevyttä kesälukemista, kuten vaikkapa pokkaria. Ensimmäinen ehdotukseni kesälukemiseksi on luonnollisestikin pari viikkoa sitten ilmestynyt MoReq2010, josta saa – kaksisivuisesti tulostamalla – alle 3 cm paksun ja alle puoli kiloa painavan unikaverin. Ilmeisesti kovin moni lomalainen ei ole saanut MoReqiaan kahlatuksi läpi, koska sisältöä koskevia kommentteja en ole juurikaan kuullut. Ilmeisesti teos toimii tehokkaana unilääkkeenä (itse olen edennyt sivulle 85).

Jos sitten on lähdössä vaikkapa lomamatkalle ulkomaille, ja tuo puoli kiloa matkalaukussa ylittäisi juuri lentoyhtiön painorajoitukset, on syytä varata mukaan jotain kevyempää luettavaa. Kevyeksi matkalukemiseksi sopii mainiosti pääministeri Jyrki Kataisen hallituksen ohjelma. Arkistoasioista siinä todetaan näin: ”Selvitetään arkistolaitoksen toiminnan rakenteita ja rahoitusta, erityisesti poliittisten liikkeiden arkistotoiminnan saattamista palvelemaan puoluekentän nykytilaa sekä arkistoinnin ulkopuolelle jääneiden puolueiden ja poliittisten liikkeiden arkistoinnin järjestämistä.” Onnittelut vaan Hannelelle sinne Porvarillisen työn arkiston suuntaan. Entä kukahan ryhtyy nyt perustamaan Itä-Helsinkiin Persujen arkistoa? Toivottavasti me poliittisesti sitoutumattomat arkistot emme kuitenkaan jää puille paljaille. Tai ehkä meidät lasketaan nukkuvien puolueen arkistoksi.

No, ehkei tätä kirjoitusta kannata ottaa niin haudanvakavasti. Elkassa väki sen kun vähenee, ja allekirjoittanutkin lähtee viikon päästä kesälomille. Blogi-, Facebook- ja verkkosivurintamalla on hiljaisempia viikkoja tiedossa, mutta tutkijapalvelu toimii koko kesän normaaliin tapaan ja sota(-arkistoprojektin) rintamalla edetään jatkosodan hyökkäysvaiheen merkeissä.

Hyvää kesää kaikille koko Elkan henkilökunnan puolesta!