maanantai 29. marraskuuta 2010

Sähköä ilmassa

Pakkasen paukkuessa parinkymmenen miinusasteen lukemissa sitä saa helposti sähköiskuja täällä keskusarkistossakin työskennellessä. Arkiston sähköistymistä edesauttaa myös viime perjantaina postin mukana tullut kirje, jonka mukaan Etelä-Savon Maakuntahallitus on suhtautunut myötämielisesti hakemukseemme saada EAKR-rahoitusta Capture-hankkeelle.

Capture on ajanjaksolle 1.1.2011 - 30.6.2012 suunniteltu hanke, jossa laadimme vaatimusmäärittelyn uudelle tietojärjestelmälle, testaamme sitä ja ehkä jopa etenemme järjestelmän pilotointiin saakka. Uuden järjestelmän tulisi pystyä hallinnoimaan niin meidän analoginen kuin myös sähköinenkin aineisto.

Tärkeinpänä ja mielenkiintoisinpana uutuutena on tietysti pyrkimys kehittää valmius syntyjään digitaalisen aineiston vastaanottamiseksi. Tämä tosin on alkuvaiheessa tarkoitus rajata koskemaan ainoastaan asiankäsittelyjärjestelmistä tulevien tiedostomuotoisten asiakirjojen haltuunottoon. Myös ajatus erityisesti pk-yrityksille suunnatusta, selainpohjaisesta dokumenttienhallintasovelluksesta tuntuu kiinnostavalta. Mutta katsotaan nyt mihin järki ja resurssit tulevat riittämään.

Tarkempia tietoja Capture-hankkeen etenemisestä kerrottaan sitten, kun hanke on saatu käyntiin.

keskiviikko 17. marraskuuta 2010

Onko Google-sukupolvi uhka vai mahdollisuus?

Eilen (16.11.) järjestetyssä KDK-konferenssissa avausesityksen pitänyt David Nicholas University College of Londonista antoi kuulijoilleen hyvin synkän uhkakuvan ”Google-sukupolvesta”. Google-sukupolvi, johon me Nicholaksen mukaan kaikki kuulumme, ei osaa etsiä enää tietoa mistään muualta kuin hakukoneelta. Ja mikä ehkä pahinta, hakutuloksina tullutta tietoa ei osata kyseenalaistaa, arvioida, vertailla tai yhdistää muuhun tietoon. Google-sukupolvelle on hänen mukaansa ominaista, että sellaista tietoa, jota ei ole saatavissa digitaalisena, ei ole edes olemassa. Kaikki tieto on myöskin saatava nyt eikä heti. Tietoa jaksetaan enää odottaa sen 0,34 sekuntia, jonka verran hakutuloksen latautuminen kestää. Kuka tässä nyt jaksaa enää matkustaa arkistoon, kirjastoon tai museoon tiedon perässä?

No, Nicholaksen esitys oli tietysti vain synkän uhkakuvan luomista, jolla yritettiin herätellä aamu-unisia konferenssivieraita. Seuraavissa esityksissä luotiinkin vahvaa teknologiauskoa siihen, että tulevaisuudessa fiksut tietojärjestelmät, kuten KDK ja Europeana, yhdistettynä avoimiin tietovarantoihin tekevät kaikesta tiedonetsinnästä lasten leikkiä. Totuus löytyy tietenkin näiden kahden edellä mainitun mallin välimaastosta. Mielestäni muistiorganisaatioiden on saatava enemmän aineistojaan digitaalisena verkkoon, sillä kysynnän ja tarjonnan lain mukaan ihmiset etsivät tarvitsemansa tiedon joka tapauksessa jostakin. Ja eikö muistiorganisaation tarjoama luotettava tieto ole parempi, kuin vaikkapa Hikipedian artikkeli samasta aiheesta? Eikä Google voi missään nimessä olla uhka KDK:lle tai Europeanalle. Päinvastoin, sehän on ensisijassa hakukone, jonka avulla käyttäjä pääsee tiedon äärelle. Siksi tässä kaiken KDK-tohinan ohessa muistiorganisaatioiden tulisi indeksoida aineistonsa myös Googlen löydettäväksi.

perjantai 12. marraskuuta 2010

Nyt on aika terästää sähköisiä palveluita

Kuten Jarmon Elkan uusille nettisivuille kirjoittamasta historiasta käy hyvin selville, on Elka koko toimintahistoriansa ajan pyrkinyt olemaan teknologisessa kehityksessä aktiivisesti mukana. Olimme vuonna 1984 varmasti ensimmäisten arkistojen joukossa, jotka alkoivat hyödyntämään tietokoneita arkistoaineiston luetteloinnissa ja arkistotietokannan suunnittelussa.

Seuraava huippuhetki koettiin 2000-luvun alussa, kun Elma-arkistotietokannassa saatiin yhden ainoan ohjelman alle koottua Elkan kaikki tietojärjestelmät ja toiminnot. Siihen yhdistettiin aiemmin erillisinä toimineet erityismateriaalirekisterit sekä luettelomuotoiset arkistoluettelot. Elmalla oli mahdollista hallinnoida myös kaikkia Elkan prosesseja ensimmäisestä arkistonluovutukseen liittyvästä yhteydenotosta aina tutkijasalilainaan saakka. Siihen pystyi myös liittämään digitoituja objekteja.

Vuosina 2004 – 2006 yhdessä Mikkelin ammattikorkeakoulun kanssa toteutettu ElkaD-projekti nosti meitä osaltaan sähköisen arkistoinnin osaajana kohti Suomen kärkeä. Siinä luotiin prosessit audiovisuaalisen aineiston digitoinnille sekä niiden esittämiseen soveltuva verkkosovellus.

Nyt oli aika ottaa seuraava harppaus sähköisten palveluiden saralla. Tällä kertaa uudistus toteutettiin suoraan ”asiakasrajapinnalla” uusimalla meidän sähköinen viestintämme. Kokonaisuudistukseen on kuulunut verkkolehti Eemeli, joka on tainnut nousta jo Suomen laajalevikkisimmäksi arkistoalan julkaisuksi. Seuraava steppi oli sosiaalisen median mukaan ottaminen Facebookin muodossa. Elkan FB-sivusta ei ainakaan toistaiseksi ole muodostunut Eemelin kaltaista ’hittiä’. Syynä lienee se, ettei sosiaalista mediaa osata oikein vielä hyödyntää päivittäisessä toiminnassa.

Viimeisin – ja selkeästi näkyvin – uudistus on nyt kohdistunut ulkoiseen ilmeeseemme, logoon sekä uudistuneisiin verkkosivuihin. Vanhat oppilastyönä tehdyt nettisivut olivat jo vuosia selkeästi ”aikansa eläneitä”. Niiden suurin ongelma oli hankala päivitettävyys. Uusista sivuista aiomme tehdä huomattavasti aikaisempaa dynaamisemmat. Dynaamisuus tarkoittaa tässä sitä, että niitä on oikeasti tarkoitus päivittääkin. Nettisivujen lisäksi ajankohtaisista asioista tullaan myös bloggaamaan tällä näytöllänne näkyvällä foorumilla.

Toivottavasti nämä edellä mainitsemani uudistukset miellyttävät teitä sähköisten palveluidemme käyttäjiä. Palautetta saa ja pitää antaa, jos jokin tieto ei tahdo löytyä. Sivut on tarkoitettu helposti muokattaviksi, joten mikään ei ole ”kiveen hakattua”.