perjantai 19. toukokuuta 2017

Archiving 2017

Kansainvälisissä arkistoalan seminaareissa juokseminen ei meillä Elkassa ole ihan arkipäiväistä puuhaa. Toisinaan niissä on kuitenkin hyvä käydä pyörähtämässä, jotta näkee sen, mitä muualla maailmassa tapahtuu. Tämän vuoden huhtikuussa arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aho kävi Tukholmassa International Council on Archivesin (ICA) Section on Business Archivesin (SBA) järjestämässä konferenssissa. Ja nyt 15.-18. toukokuuta allekirjoittanut kävi Latvian pääkaupungissa Riiassa Archiving 2017 -konferenssissa, josta seuraavaksi hieman lisää.

Archiving -konferensseja järjestetään kerran vuodessa (yleensä huhti- tai toukokuussa) ja niiden järjestämisessä on ollut sellainen periaate, että joka toinen vuosi kokoonnutaan Yhdysvalloissa ja joka toinen vuosi Euroopassa. Järjestävänä tahona toimii Society for Imaging Science and Technology. Jo yhdistyksen nimestä huomaa sen, että nyt ei rajauduta pelkästään arkistosektorille, ja että näkökulma on suomalaisiin arkistoalan seminaareihin verrattuna teknisempi. Konferenssi sopiikin yhtä hyvin esimerkiksi kirjasto- ja museoaloilla työskenteleville tai näille aloille palveluita tarjoaville yrittäjille. Osallistujia tämänvuotiseen konferenssiin oli saapunut 110 henkilöä kaikkiaan kahdestakymmenestäyhdestä eri maasta.


Konferenssipaikkana toimi Latvian Kansalliskirjasto
Kansalliskirjasto sisältäpäin
 
Entäpä sitten se sisältö. Siinä käsiteltiin niin digitointia, 3D-mallintamista (lähinnä valokuvaperusteista), sähköistä säilyttämistä sekä tietojärjestelmiä. Maanantaina olisi tarjolla ollut lyhytkursseja useista eri aiheista (itse saavuin paikalle vasta maanantai-iltana) ja tiistaista torstaihin olivat seminaarin työpäivät, joihin lukeutui aamun key note -speaker sekä sen jälkeiset tekniset sessiot. Seminaarin sisällöstä tulee tarkempi kuvaus Faili-lehden numeroon 2/2017, joten sen tarkempaan kuvaukseen en tässä nyt lähde.


Venetsian arkiston vanhoja sidoksia digitoidaan röntgenlaitteella sidoksia avaamatta

Kenelle Archiving -konferensseja voisi sitten suositella? Mielestäni ainakin kirjasto-, arkisto- tai museosektoreilla työskenteleville asiantuntijoille, joiden tehtävänkuvaan kuuluvat jollakin tavalla digitointi tai syntysähköiset aineistot. Tietopalvelun tai analogisen kokoelmienhallinnan näkökulmaa kaipaaville löytyy varmaan parempiakin foorumeita. Suomessa Archiving -konferenssien merkitystä ei oikein taideta ymmärtää. Sen huomasi siinäkin, että Suomi taisi olla ainut pohjoisen Euroopan maa, jolla ei ollut edustusta sen kummemmin Kansalliskirjastosta kuin Kansallisarkistostakaan. Enpä olisi toki minäkään osannut tuonne lähteä ilman vahvoja mikkeliläisperinteitä. Osmo Palonen kun oli mukana jo vuonna 2004 San Antoniossa Texasissa, ja hyvin monena vuotena sen jälkeenkin. Samoin Mamkista on konferensseihin osallistuneet ainakin Anssi Jääskeläinen ja Mikko Lampi. Niin, ja toiminhan minä Mikon co-writerina Flexible Data Model for Linked Objects in Digital Archives -paperissa, jonka Mikko esitteli Berliinissä 2014.


Ensi vuoden Archiving 2018 -konferenssi on sitten taas Yhdysvalloissa, ja tarkemmin sanottuna Washington DC:ssä. Miltähän se meidän ensi vuoden matkabudjetti näyttääkään…


Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 11. tammikuuta 2017

Homeisten aineistojen käsittelytila

Eilen valmistui Elkan aineistojen vastaanottotilan yhteyteen erillinen homeisten aineistojen käsittelyhuone. Alipaineistettu tila sisältää sähköpöydän päälle asennetun imurikaapin, jossa varsinainen käsittely tapahtuu. Sähköpöytä mahdollistaa sen, että aineistoa voi käsitellä joko istualtaan tai seisaaltaan. Käsittelytilassa on myös keskuspölynimuri, jolla karkeampi lika ja pöly voidaan aineistoista imuroida.


Homeisia aineistoja ei onneksi kovin usein tule vastaan, mutta erillinen työskentelytila on kuitenkin hyvä olla olemassa työsuojelullisten seikkojen takia. Tila voidaan varustaa myös skannerilaitteistolla, jolloin homeinen aineisto voidaan puhdistuksen jälkeen skannata, ja sen jälkeen hävittää. Homeisten aineistojen käsittelytilassa työskennellessä käytetään raitisilmamaskia sekä puettavia suojavaatteita.


Olli Alm
Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö

keskiviikko 2. marraskuuta 2016

Hei, meitä valvotaan!

Sipilän hallitus julisti byrokratiatalkoot. En tiedä kuinka hanke on lähtenyt liikkeelle, mutta omat kokemukseni on, että byrokratia on vaan lisääntynyt. Hyvä esimerkki tästä on työpaikkani Elkan toiminnan valvominen. Säätiöllämme on tietysti omat hallintoelimet ja tilintarkastajat, jotka valvovat, että toimitaan sääntöjen ja lainsäädännön mukaisesti. 2015 voimaan tullut uusi säätiölaki lisää säätiöiden ulkoista valvontaa, ja myös teettää työtä. Lain lähipiirisäännös on varsinainen byrokratian kukkanen. Lähipiiri on määritelty erittäin laajaksi. Kun Elkan tapauksessa säätiön perustajäseniä on kolmetoista, ja niiden määräysvallassa ties kuinka monta yritystä ja yhteisöä, ja myös niillä hallintoelimien jäseniä puolisoineen, eksineen, vanhempineen, lapsineen ym. ties kuinka paljon, on täysin mahdoton työ ylläpitää mitään lähipiirirekisteriä. Voi olla, että sinäkin kuulut lähipiiriimme. Lisäksi pitää luetteloida kaikki transaktiot säätiön ja lähipiirin välillä. Siis vaikkapa, jos Mikkelin kaupungin vesilaitoksen johtokunnan puheenjohtajan lapsi tilaisi meiltä maksullisia asiakirjakopioita, pitäisi tämäkin summa ilmoittaa tilinpäätöksen liitteessä.

Suomessa on kaikkiaan n. 2800 säätiötä. En tiedä, montako henkilöä PRH:ssa tekee tätä jälkivalvontaa, mutta varmasti paljon aikaa kuluu, jos säätiöiden vuosittain toimittamat tiedot luetaan tarkoin läpi. Ja johtaako tämä toiminta mihinkään? Taitaa Ylen MOT olla tehokkaampi valvoja.  Miksi säätiöitä ylipäätään valvotaan? Okei, säätiöt ovat organisaatioita, joissa riski toimia sääntöjensä vastaisesti on ehkä suurempi kuin muissa organisaatioissa. Mutta eikö säätiön perustajan pitäisi tiedostaa mahdolliset riskit, kun säätiöi omaisuuttaan. Voihan testamentin saajakin pistää saamansa omaisuuden sileäksi, vaikka se ei kenties ollut testamentin antajan tarkoitus. Tätä kerran oikea juristikin pohti kysyen, tarvitaanko ylipäätään mitään säätiölakia? 

Myös valtionavustusten valvonta on lisääntynyt. Sen toki ymmärrän, että valtio valvoo, että avustuksia käytetään niin kuin on tarkoitettu. Näin pitää tietysti olla. Mutta missä kulkee valvonnan raja? Tarvitseeko valvova viranomainen kiinteistön piirustuksia tai vaikkapa tietoa työhuoneista, ja ketä niissä istuu? Tällaistakin on väläytelty, mutta onneksi on saatu torpatuksi. Liian yksityiskohtaisen valvonnan sijasta minusta riittäisi se, että viranomainen valvoo, että toiminta on ollut avustuksen ehtojen mukaista. Se miten, kukin organisaatio järjestää toimintansa, on niiden vastuulla.


Elka toimittaa vuosittain samoja tietoja PHR:ään, Kansallisarkistoon ja Designarkiston osalta myös Okm:ään. Valtion keskusvalvomo siiloutuneessa valtionhallinnossa on todennäköisesti utopiaa, mutta miksei samalla hallinnonalalla toimiva Kansallisarkisto voi käyttää okm:n valtionavustusten haku- ja valvontajärjestelmää? Käsitykseni mukaa Kansallisarkisto toimittaa keräämänsä yksityisarkistojen tiedot okm:ään. Eli yksi ylimääräinen työvaihe voitaisiin helposti karsia pois. Okm:n systeemi on tehokas, sehän valvoo vuosittain n. 4000 valtionapua saavaa yhteisöä. Kyllä sinne 11 yksityistä keskusarkistoa mahtuisi.


Lisääntyneen valvonnan taustalla on ne muutamat julkisuudessa esillä olleet väärinkäytökset säätiöiden toiminnassa ja toisaalta valtionavustusten käytössä. Tietysti viranomaisen pitää niihin reagoida, mutta proaktiivisuudessaan viranomaiset näyttävät ottaneen mallia armeijan sulkeisista – kun yksi hölmöilee, koko komppania saa siitä kärsiä. Olemme kaikki potentiaalisia lainrikkojia.
 

Jarmo Luoma-aho
Arkistonjohtaja